Voortgang Experiment Ten Boer

In januari is de projectgroep van start gegaan. Inmiddels is de oriëntatie- en inventarisatiefase in een vergevorderd stadium. De inventarisatie van de taken binnen de gemeente Ten Boer is afgerond en door de betreffende werkgroep vertaald naar een taakanalyse. In de taakanalyse is opgenomen welke taken voor uitbesteding in aanmerking komen. De stukken zijn voorgelegd aan de gemeente Groningen, zodat men daar kan aangeven hoe men de taken denkt in te vullen, bij welke dienst en tegen welke prijs. Na terugkoppeling van Groningen volgt een fase waarin de visies van beide gemeenten op elkaar zullen moeten worden afgestemd.

Uitbestedingsmodel

Ook voor de volgende fasen in het projectplan worden al voorbereidingen getroffen. De werkgroep die zich bezighoudt met het uitbestedingsplan is aan de slag gegaan met een opzet voor een raamcontract. Daarbij is gekozen voor één contractmodel en niet, zoals aanvankelijk de bedoeling was, voor meerdere varianten waaruit gekozen zou kunnen worden. In het contract wordt een driedeling gemaakt voor structurele (reguliere) werkzaamheden, projecten en nieuwe ontwikkelingen. Elk van deze drie onderdelen kent een eigen verrekenmethodiek. Voor wat betreft de toets of het contract aan de nodige houdbaarheidseisen voldoet is door de projectgroep besloten om een check door een externe partij en de provincie te laten doen. Na overeenstemming over de taakanalyse kan hier meer invulling aan worden gegeven.

Personeel en arbeidsvoorwaarden

De huidige situatie van zowel Ten Boer als Groningen is geïnventariseerd. De werkgroep is nu bezig het Sociaal Statuut van beide gemeenten naast elkaar te leggen. Geconstateerd wordt dat het model zoals dat wordt ontwikkeld niet het probleem is, maar dat de implementatie (de inpassing van het personeel) dat eerder zal zijn. M.a.w. de crux zal zitten in de match met Groningen en het plaatsingsproces. In het uitbestedingsmodel zal dan ook veel aandacht besteed gaan worden aan de procedures m.b.t. het Sociaal Statuut. Voor besluitvorming over het al dan niet aangaan van het model moet duidelijk zijn welke procedures er gevolgd gaan worden ten aanzien van het peroneel in de implementatiefase.

Gevoeligheidsanalyse

De raadsfracties zijn geïnterviewd. Daarbij zijn geen verrassende zaken naar voren gekomen. De stuurgroep heeft inmiddels een datum geprikt voor de uitvoering van de gevoeligheidsanalyse. De opzet hiervan moet nog verder uitgewerkt worden.

Simulatie

De voorbereidingen voor de simulatie zijn gaande. De werkgroep heeft de mogelijke cases besproken en de uitwerking daarvan in handen gesteld van een externe partij. Nadat de informatie van de werkgroepen klaar is, zal de opzet van de simulatie worden aangescherpt. Er is bewust voor gekozen om geen simulatie te doen op het totale model, maar op een aantal cases. Ook voor de simulatie zijn inmiddels data vastgesteld. Aan de simulatie zal worden deelgenomen door de stuurgroep, het MT van de gemeente Ten Boer, een lid van het AMT van de gemeente Groningen en drie afdelingshoofden uit Groningen.

Interne communicatie

Om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is bij het experiment worden door de gemeente Ten Boer regelmatig informatiebijeenkomsten gehouden voor het personeel. De laatste was erop gericht om de volgende zaken nader toe te lichten:

• Waar zijn we ook al weer mee bezig?
• Wat voor soort ontdekkingen hebben we gedaan?
• Wat moeten we regelen voor de regierol?
• Wat moeten we regelen voor een goed Sociaal Statuut?
• Wat moeten we regelen voor de dagelijkse leiding

Tevens wordt er aandacht besteed aan de vragen en opmerkingen vanuit het personeel. Deze zijn essentieel voor het zorgvuldig kunnen doorlopen van het experiment.

Rapportage 8 juni 2005

Taakanalyse

Het was de beurt aan Groningen om aan te geven met welke formatie zij de taken denkt te kunnen doen, bij welke dienst en tegen welke prijs. Om daar in Groningen ook het nodige gevoel bij te krijgen is een personeelsbijeenkomst in Groningen gehouden voor de meest betrokken ambtenaren. Men bleek nog met veel vragen te zitten.

De feitelijke oplevering van gegevensvanuit Groningen kostte meer tijd dan gepland. Er heeft nog een extra overlegronde plaatsgevonden waarbij mensen uit Ten Boer en Groningen hebben gesproken over ambitieniveaus, uitgangspunten voor bepaalde taken etc. Zodra de resultaten uit Groningen binnen zijn, kan de werkgroep taakanalyse gaan werken aan het eindadvies.

Uitbestedingsmodel

Er is hard gewerkt aan het raamcontract. De grootste opgave hier is het contractueel goed vastleggen van de verrekensystematiek en het verwoorden van een goede ontbindingsclausule.

Personeel en arbeidsvoorwaarden
Het Sociaal Statuut begint haar definitieve vorm al te krijgen. De bedoeling is om een basisdocument op te leveren waarin de personele zaken in hoofdlijnen worden geregeld. Bij een ‘ja’ van de gemeenteraad zal het statuut dan verder uitgewerkt worden. Grootste uitdagingen hierbij zijn de inpassing van het personeel dat overgaat naar Groningen en het inbedden van een vaste contactpersoon in Groningen.

De planning is dat uiterlijk 10 juni alle werkgroepen hun adviezen kunnen opleveren.

Gevoeligheidsanalyse

De werkgroep gevoeligheidsanalyse is in afwachting van de producten van de andere werkgroepen. De gevoeligheidsanalyse staat gepland voor 21 en 28 juni. Op 21 juni zal de werkgroep gevoeligheidsanalyse haar bevindingen presenteren, waarna in een zogeheten lagerhuisconstructie de voors en tegens door middel van rollenspellen tegen het licht gehouden zullen worden. Dit debat wordt gehouden met de werkgroep gevoeligheidsanalyse, de projectgroep, de stuurgroep en een AMT-lid uit Groningen. Op 28 juni zal met dezelfde groep mensen de haalbaarheid getoetst worden.

Simulatie

Eind mei heeft de simulatie plaatsgevonden. De simulatie is ingebracht om de werkelijkheid zodanig te benaderen dat er uit verschillende situaties leerpunten kunnen worden gehaald. Dit om de leerpunten al te onderkennen voordat men daadwerkelijk in de nieuwe situatie werkzaam is. Uiteraard is een simulatie een spel en zijn de situaties in het extreme weggezet. Klik hier om direct de opzet van de simulatie en een overzicht van de gespeelde cases te bekijken.

De simulatie is een uitstekend middel gebleken om een aantal zaken helder te krijgen. Vooral ook de wijze van werken in verschillende situaties werd goed duidelijk. Een aantal belangrjike leerpunten die naar voren kwamen:

– hoe wordt de verrekensystematiek vormgegeven en hoe blijft die eenvoudig en efficient;
– na besluitvorming moet er een beschrijving komen van de procesorganisatie (wie doet wat, waar en in welke rol);
– de mensen die in Ten Boer blijven moeten goed worden voorbereid op hun nieuwe taak;
– in Groningen moeten zowel op bestuurlijk niveau als op uitvoerend niveau contactpersonen te worden benoemd.

Klik hier voor een overzicht van alle leerpunten die uit de simulatie gebleken zijn.

Interne communicatie

Binnen de gemeente Ten Boer wordt regelmatig een nieuwsbrief verspreid met informatie over de vorderingen in het project. Eerder al is er een aantal informatiebijeenkomsten gehouden. Nu zijn er nog regelmatige inloopbijeenkomsten, waarbij mensen die vragen hebben te woord worden gestaan.

Planning

week 23: 10 juni 2005	Oplevering adviezen werkgroepen
week 25: 21 juni 2005	Presentatie werkgroep gevoeligheidsanalyse & lagerhuisdebat
week 26: 28 juni 2005	Toetsen haalbaarheid + concept eindadvies & concept invoeringsplan klaar
week 27: 5 juli 2005	Bespreking eindadvies in stuurgroep
week 28: 12 juli 2005	Principebesluit B&W Ten Boer en B&W Groningen
week 28	Adviesaanvraag OR Ten Boer en OR betrokken diensten Groningen
week 39: 26 september 2005	Uiterste datum adviezen OR & reactie AMT en B&W Groningen
week 40: 4 oktober 2005	Besluitvorming B&W Ten Boer
week 43: 26 oktober 2005	Besluitvorming gemeenteraad Ten Boer
week 44	Start implementatie???

 

Rapportage 27 juli 2005

Principebesluit

Op 12 juli zijn de bevindingen van de werkgroepen aan de colleges van B&W van de gemeenten Ten Boer en Groningen gepresenteerd om de colleges tot een principebesluit te laten komen. De uitkomst daarvan is dat beide colleges op dit moment instemmen met de vergaande uitbesteding van zoveel mogelijk taken van Ten Boer aan Groningen. De samenwerking zal nu verder worden uitgewerkt en de uitkomsten daarvan zullen – na consultatie van de Ondernemingsraden – worden voorgelegd aan de Gemeenteraden. Als deze met de uitbesteding instemmen, moet de samenwerking vanaf 1 januari 2007 een feit zijn.

Het presenteren van het voorstel aan de colleges betekent uiteraard dat verschillende werkgroepen inmiddels hun (voorlopige) bevindingen op papier hadden staan. Tevens hebben de simulatie en gevoeligheidsanalyse plaatsgevonden. Hieronder vindt u links naar de verschillende documenten:

Oplegnotitie B&W

Notitie Uitbestedingsmodel

Advies Werkgroep Personeel en Arbeidsvoorwaarden

Rapportage Simulatie

Rapportage Gevoeligheidsanalyse

Rapportage 16 november 2005

Ondernemingsraden positief kritisch

De OR geeft nog geen officieel advies, dat komt pas aan het einde van het traject in juli 2006, maar heeft zich wel al zeer gedegen uitgesproken over de resultaten tot nu toe. De OR is positief kritisch over de uitkomsten van het onderzoek. Positief omdat de weg naar invoering van het model Ten Boer-Groningen een begaanbare weg blijkt te zijn. Kritisch vanwege het feit dat er nog zoveel zaken geregeld moeten worden, waarbij ook met name de inpassing van het personeel bijzondere aandacht behoeft. Ook de Ondernemingsraden van de diensten in Groningen hebben zich positief kritisch uitgelaten over de uitkomsten van het onderzoek.

Informatie aan maatschappelijke instellingen

Na het college en de OR zijn de maatschappelijke instellingen in Ten Boer op 2 bijeenkomsten geinformeerd over de resultaten van het onderzoek. De aanwezigen gaven aan dat de keuze niet tot enthousiasme leidt, maar dat men de keuze wel begrijpt en als enige reeele oplossing ziet. De instellingen vinden het wel belangrijk dat er een goed en helder contact blijft tussen verenigingen, bestuur en ambtelijk apparaat.

Gemeenteraad unaniem

Uiteindelijk was het woord aan de gemeenteraad. Op 5 oktober heeft er een opinierende bespreking paatsgevonden over de uitkomsten van het onderzoek. Via een algemene inleiding werd aan de hand van 3 vragen gepeild hoe de raad tegen de uitkomsten aankeek. De raad toonde zich verheugd over de uitkomsten en was van oordeel dat alle vragen positief beantwoord konden worden, maar dat er nog vele zaken goed uitgewerkt moeten worden.

Lees hier de berichten uit de raadsvergadering van 5 oktober.

Op 26 oktober heeft de gemeenteraad vervolgens een besluitvormende vergadering over het voorstel gehad. In korte bijdragen gaven de raadsfracties nogmaals aan het geheel positief te beoordelen en vroegen zij met name aandacht voor het personeel. Zonder hoofdelijke stemming kon de voorzitter daarna concluderen dat de gemeenteraad unaniem instemde met de uitkomsten van het onderzoek en het college de opdracht kreeg om over te gaan tot implementatie van het model.

Fase II van start

Direct na de besluitvorming is de tweede fase van start gegaan. Alle tot dusver geproduceerde stukken vormen hiervoor de basis, aangevuld met opmerkingen vanuit OR, maatschappelijke instellingen en de gemeenteraad.

Het projectplan is op 8 november door de Stuurgroep vastgesteld.

In Groningen is inmiddels ook een projectorganisatie opgezet met een stuurgroep met directieleden, een projectleider en bij elke betrokken dienst een werkgroep. Het meeste werk zal de komende tijd ook feitelijk bij de diensten plaatsvinden. De werkgroepen in Ten Boer zullen vooral een rol spelen bij de uitwerking van zaken.

Subsidies

Inaxis zal in 2006 wederom een subsidie verlenen aan de gemeente voor de implementatie van het model Ten Boer-Groningen. Ook bij het A&O fonds en de provincie Groningen zijn subsidies aangevraagd.

Planning

Op 23 november gaat de werkgroep Besturing en Mandatering aan de slag met een format voor de uitvoeringsafspraken en mandatering. Ook de werkgroep P&O zal op korte termijn van start gaan met de uitwerking van het sociaal statuut, de formatieplannen, functieboeken etc.

Begin februari 2006 wil het Georganiseerd Overleg (GO) een concept sociaal statuut bespreken. In maart moet het dan voor iedereen helder zijn welke functies er zijn en waar.