Het thema van het jaar is “Verbinden, vereenvoudigen, vernieuwen”. Dit zag u terug in de vele workshops die we dit jaar door het enthousiasme bij de leden van het directeurennetwerk hebben uitgebreid met een 6e parallel sessie zodat iedereen die dat wil ook de gelegenheid was het stadhuis van Deventer te bekijken en horen welk huisvestingsconcept daaraan ten grondslag ligt. Veel aandacht dit jaar voor verbinding met het primair proces, I ontwikkelingen en samenwerking.
Presentaties
U vindt hier een overzicht van de workshops in de drie verschillende rondes en een omschrijving van wat de workshops inhielden. De beschikbare presentaties worden zo snel als ze binnen zijn beschikbaar gesteld.
Overzicht
1e Ronde 11.45-12.45
| 1 | Opdracht-gestuurd werken Marion van Kuijk (Themacoördinator mobiliteit) Breda en Rik Boers (Voorttrekker organisatie ontwikkeling) Ede |
| 2 | Rotterdam: van werkstad naar netwerkstad Johan Boomgaardt (Directielid bestuur en bedrijfsvoering) Rotterdam |
| Rotterdam netwerkstad Boomgaardt 4 oktober 2017 | |
| 3 | Inkoopkalender 2018 Wim Lousberg (Directeur) SSC Zuid Limburg |
| Inkoop Kalender 2018 – workshop 4 oktober 2017 | |
| 4 | I-ontwikkelingen en digitalisering Jaap Haenen (Lid directieraad en CIO) Eindhoven |
| I ontwikkelingen en 4 oktober 2017 | |
| 5 | Hoe het ook kan, gemeenschappelijke bedrijfsvoering Elma Groen (Directeur BWB) West Betuwe & Anneke van Londen (Projectleider samenwerking Bedrijfsvoering BLNP) Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten |
| Zo kan het ook, gemeenschappelijke bedrijfsvoering 4 oktober 2017 | |
| 6 | Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017 1e rondleiding door Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair) Deventer |
| Link naar website van Deventer voor beschrijving en film |
2e Ronde 13.30-14.30
| 1 | “Iets wordt pas anders als je het zelf anders doet!” Almar Krancher en Miriam Hülsmann (Manager bedrijfsvoering, communicatie strateeg) Amsterdam |
| Transformatie in Amsterdam Van aanbod naar vraaggericht 4 oktober 2017 | |
| 2 | Serviceconcept van de klantreis Jonas Onland (Programmaleider ‘Basis op orde’) Eindhoven |
| Serviceconcept Klantreis Werkconferentie 4 oktober | |
| 3 | Outsourcing ICT Aaldert van Lingen (Directeur I&A SSC Groningen) Groningen |
| 4 | Centrumgemeente Leeuwarden levert bedrijfsvoeringsdiensten aan Noord Fryslân en Waddeneilanden. Harm Brink (Directeur SSC Leeuwarden) Leeuwarden |
| 5 | Managementgame: ICT portefeuille David Roose (Directeur Pro-Act) en Bram Wattel (Programmadirecteur en CIO) Apeldoorn |
| Oogst managementgame ICT portefeuille | |
| 6 | Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017 2e rondleiding door Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair) Deventer |
3e Ronde 14.40-15.40
| 1 | Opgave-gestuurd werken Erik Prins (Sectorhoofd middelen) Zaanstad |
| Zaanstad E.Prins opgavegericht werken 4 oktober 2017 | |
| 2 | To good te be true? Hans Langeveld (Concerndirecteur) Deventer |
| 3 | Design thinking: doorbraak in de ICT-aanpak voor gemeenten? Paul Kouijzer (Directeur bestuurs- en concernstad, lid directieraad) Utrecht |
| 4 | De praktijk van (inter)gemeentelijke samenwerking: inmiddels weten we wat wel en niet werkt?! Eric Ossel (Kwartiermaker/directeur bedrijfsvoeringsexpertisecentrum) Den Haag en Henriëtte van den Heuvel (Directeur platform shared services bij de overheid) |
| De praktijk van (inter) gemeentelijke samenwerking- inmiddels weten we wat wel en niet werkt! Eric Ossel en Henriette van den Heuvel 4 oktober 2017 | |
| 5 | Hoe wordt HR kampioen spagaat? Kwestie van stretchen! André Harsevoort (Manager HR Service) ONS, SSC voor de Provincie Overijssel en Gemeenten Kampen en Zwolle |
| SSCbijdeOverheid-ONS-Standaard-maatwerk | |
| 6 | Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017 3e rondleiding door Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair) Deventer |
Inhoud van de workshops
Onderstaand een overzicht van wat u kunt verwachten. Nog niet alle teksten zijn binnen. In de loop van de komende week wordt dit verder aangevuld. Op 24 september ontvangt iedereen die zich heeft aangemeld een mail met de mogelijkheid om zich in te schrijven voor de workshops naar keuze.
1e Ronde 11.45-12.45
1. Opdracht gestuurd werken, de organisatie zet het werk centraal
Praktijkcases: Gemeente Breda, provincie Gelderland, Gemeente Ede
Marion van Kuijk (Projectleider Grote Markt)
Rik Boers (Voorttrekker organisatie ontwikkeling)
Breda en Ede
Opgave gestuurd werken is als term inmiddels ingeburgerd en er zijn steeds meer gemeenten mee aan de slag. Het centraal ontsluiten en publiceren van het -werk- (marktplaatsmodel) is nog geen gemeengoed. De gemeente Breda publiceert vanaf begin dit jaar met opdrachten en niet meer met vacatures. Hierdoor speelt de organisatie flexibel in op veranderingen die op haar afkomen en staan de talenten en ambities van medewerkers centraal. De opdrachten worden gepubliceerd op de Grote Markt. In de workshop worden naast de praktijk van Breda, ook de ervaringen van de provincie Gelderland (waar Breda zich o.a. door heeft laten inspireren) en de gemeente Ede betrokken. En wordt gekeken hoe men het aanpakt en wat de ervaringen tot nu toe zijn. Zeer zinvolle kennis en inzichten die u helpen bij het bepalen van uw eigen koers in deze ontwikkeling.
2. Rotterdam: van werkstad naar netwerkstad
Johan Boomgaardt (Directielid bestuur en bedrijfsvoering)
Rotterdam
Onze maatschappij ontwikkelt zich in razend tempo. Technologische innovaties zorgen voor nieuwe mogelijkheden én nieuwe risico’s. Wat kunnen, wat moéten wij weten en doen om als overheid de aansluiting niet te verliezen? Johan Boomgaardt laat u zien hoe de gemeente Rotterdam onderweg is om van een strak ingericht u-vraagt-wij-draaien-dienstenmodel te worden tot een flexibele connected organisatie in de netwerkmaatschappij.
3. Inkoopkalender 2018
Wim Lousberg (Directeur)
Cindy Rondas (Hoofd Inkoop)
SSC Zuid Limburg
In 2011 is in Zuid Limburg het initiatief gelanceerd om de samenwerking op te zoeken op het vlak van Inkoop. In aanvang informeel maar vanaf eind 2015 in een formele structuur: een zogenaamde Bedrijfsvoerings GR met de drie grote gemeenten Maastricht, Sittard-Geleen en Heerlen.
Na een intense leercurve, waar we jullie graag deelgenoot van willen maken, levert het initiatief over 2016 en 2017 concrete toegevoegde waarde: Euro’s (jaarlijks >10 Mio besparingspotentieel) en toename rechtmatigheid. Niet alleen maar succesverhalen maar ook trajecten die mis zijn gegaan.
We zullen in volle transparantie dit resultaat presenteren, een resultaat waar wij trots op zijn en waarmee we enthousiast vooruitkijken naar 2018. Voor 2018 zijn we nog niet tevreden over de mogelijke besparingsmogelijkheden en willen we graag jullie kennis en ervaring gebruiken om de lijst aan mogelijkheden te verrijken. Hopelijk niet eenmalig en ook niet alleen ten faveure van Zuid Limburg. We kijken uit naar jullie inbreng om de toegevoegde waarde te vergroten.
4. Design thinking: doorbraak in de ICT-aanpak voor gemeenten?
Paul Kouijzer (Directeur bestuurs- en concernstad, lid directieraad)
Utrecht
Als onderdeel van de strategische agenda bedrijfsvoering wordt in de gemeente Utrecht gewerkt aan de gebruiksvriendelijkheid van de generieke applicaties. Door middel van design thinking en scrum worden gebruikswensen t.a.v. het digitaal werken omgezet in concrete verbeteringen. Na een korte presentatie over de aanpak en resultaten gaan we in gesprek over de toepasbaarheid van design thinking, de bredere betekenis voor de ICT-kolom en de spanning tussen beheren, vernieuwen en innoveren van ICT-systemen.
5. Hoe het ook kan, gemeenschappelijke bedrijfsvoering
Anneke van Londen (Projectleider samenwerking Bedrijfsvoering BLNP)
Elma Groen (Directeur BWB)
Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten, resp. West Betuwe
Zowel Anneke van Londen als Elma Groen werken vanuit een aantal principes. Enkele principes zijn dat de vakdeskundigheid van medewerkers leidend is, er gestuurd wordt op relaties en ruimte benut wordt voor innovatie.
Het resultaat is dat er een vergroting van eigenaarschap optreed, meer efficiënte behaalt wordt en er een wederzijdse gunfactor ontstaat. En natuurlijk heeft deze werkwijze geleid tot inzichten die voor anderen ook interessant kunnen zijn. Door met elkaar hierover in gesprek te gaan is er ook ruimte om de eigen ervaringen en inzichten in te brengen opdat een verrijking op het geheel van aansturen van innovatie binnen groepen en met elkaar kan ontstaan. Feitelijk wordt theorie gedeelte over het creëren van innovatieklimaat enerzijds en de aanpak daarvan in de praktijk.
6. Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017
1e ronde rondleiding
Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair)
Deventer
Het nieuwe Deventer stadhuis een ontwerp van Neutelings Riedijk Architecten won op 19 mei de publieksprijs BNA Beste Gebouw van het Jaar 2017. Deze prijs is samen met de vakjuryprijs de belangrijkste architectuurprijs van Nederland. Ook in de categorie ‘Identiteit & Icoonwaarde’ was Deventer winnaar.
De nieuwbouw biedt plaats aan ca. 800 medewerkers en geeft een impuls aan de levendigheid van dit deel van de binnenstad. Het gebouw is een van de meest duurzame overheidsgebouwen van Nederland met het predicaat Breeam Excellent.
In een interactieve rondleiding van ca. 45 minuten krijg je een beeld van dit gebouw en informatie over de ontwerpopgaven, het bouwproces, het kunstproject Deventer Raamwerk, de duurzaamheidsaspecten en de ervaringen met plaats- en tijdonafhankelijk werken.
2e Ronde 13.30-14.30
1.“Iets wordt pas anders als je het zelf anders doet!”
Almar Krancher en Miriam Hülsmann (Manager bedrijfsvoering, communicatie strateeg)
Amsterdam
In Amsterdam spreken we niet van Bedrijfsvoering maar van Interne Dienstverlening. De focus daarbij ligt op de vraag hoe we de organisatie optimaal in staat kunnen stellen om hun werk voor Amsterdam zo goed mogelijk te kunnen doen. Om dat te kunnen doen moeten wij weten wat de organisatie van ons nodig heeft. Wij noemen dat vraaggericht werken. Om te weten wat de vraag van onze collega’s is zijn we dit kaar gestart met een aantal pilots. Zo hebben we een integraal P&O team opgericht. Dit team kijkt vanuit verschillende disciplines naar vraagstukken van de organisatie en helpt een passende oplossing te vinden. Ook verminderen wij sturingslijnen door de mensen uit mijn cluster functioneel onder te brengen bij de lijnorganisatie. Hierdoor komen ze veel beter in hun kracht en scheelt dat veel afstemmingsrondes. Tot slot werken we aan een nieuwe capaciteitsverdeling. We willen de expertise inzetten daar waar het het hardst nodig is. Dit vraagt inflexibiliteit en creativiteit…
Nathalie van Berkel neemt jullie graag mee in onze veranderstrategie en een aantal praktische, snel te implementeren voorbeelden. Wil je hier meer over horen, schuif dan aan bij de workshop: iets wordt pas anders als je het zelf anders doet!
2. Serviceconcept van de klantreis
Jonas Onland (Programmaleider ‘Basis op orde’)
Eindhoven
Design thinking, scrum, procesverbetering, het is allemaal belangrijk. Het allerbelangrijkst is echter de inwoner zelf en zijn leefwereld. Met het programma Graag Gedaan verbeteren we onze dienstverlening vanuit de beleving van de inwoner. Bij onze afdeling publiekscontacten is de afgelopen twee jaar veel ervaring met klantreizen opgedaan en zijn zeer positieve resultaten behaald. We nodigen inwoners en medewerkers gezamenlijk uit om de knelpunten in onze dienstverlening te benoemen en zo mee te helpen een verbeterprogramma op te zetten. Dit jaar hebben we ingezet om 30 klantreizen te doen. Om die allemaal te realiseren hebben we meerdere soorten klantreizen ontwikkeld. We gaan de komende periode ook optimaal gebruik maken van de inmiddels opgedane ervaringen elders in het land. Aanvullend gaan we ook onze bedrijfsvoeringsprocessen vanuit het perspectief van de externe en interne klant verbeteren: basis op orde, graag gedaan. Jonas Onland en zijn collega’s nemen u mee op klantreis door Eindhoven en uw eigen organisatie.
3. Outsourcing ICT
Aaldert van Lingen (Directeur I&A SSC Groningen)
Groningen
De gemeente Groningen heeft besloten haar ICT diensten volledig uit te besteden aan de markt. Hierbij zijn de doelstellingen om een flexibelere en innovatievere dienstverlening mogelijk te maken. De omvang van dit besluit betreft circa 160 medewerkers, 5.000 werkplekken, 3.000 telefoons en tablets en 700 applicaties. De impact op de medewerkers is groot. In deze workshop neemt Aaldert van Lingen u mee in dit traject en legt u een aantal dilemma’s voor die hij onderweg tegen kwam.
4. Centrumgemeente Leeuwarden levert bedrijfsvoeringsdiensten aan Noord Fryslân en Waddeneilanden.
Harm Brink (Directeur SSC Leeuwarden)
Leeuwarden
Gemeente Leeuwarden levert bedrijfsvoeringsdiensten aan 17 samenwerkingspartners. U kunt hierbij denk aan ICT, Informatiemanagement, belastinginnig en Personeelsadvisering. We werken in goede harmonie samen terwijl we toch echt knopen doorhakken over hoe processen vormgegeven en ondersteund worden. In onze visie heeft dat er veel te maken dat we werken als Centrum Gemeente en we consequent blijven investeren in vertrouwen en verbinding om samen tot kwaliteit op de inhoud te komen. Samen de goede dingen doen binnen beheersbare financiële kaders. Harm Brink is sinds de oprichting eindverantwoordelijk voor het SSL. Hij wil graag met u in gesprek over zijn leerervaringen en die van zijn partner Gemeenten (afnemers) en is ook benieuwd naar uw ervaringen met diverse sturingsmodellen in een shared service samenwerking.
In de workshop wil Harm Brink graag uw ervaringen horen over wat uw good en bad practices zijn om tot kwaliteit in het samenwerken te komen en wat de rol hierin is van het sturingsmodel waarin de samenwerking formeel vormgegeven is. De workshop vindt plaats in de vorm van de zogenaamde keukentafel dialoog. Op de keukentafel liggen 4 flipovers. Per flipover staat een sturingsmodel centraal, zijnde: Gemeenschappelijke regeling, de Gemeentelijke BV, Centrumgemeente en de matrix samenwerking. De verschillende vormen worden voor de samenwerking kort toegelicht. Vervolgens kunt door middel van post its uw bijdragen op de verschillende flipsovers plakken. Vervolgens gaan we deze bespreken en gaan we ervanuit dat we allemaal wijzer naar huis gaan. -) .
5. Managementgame: ICT portefeuille
David Roose (Directeur Pro-Act)
Bram Wattel (Programmadirecteur en CIO)
Apeldoorn
Hoe komt het dat we zo moeilijk toekomen aan vernieuwing van ICT? Vaak moeten we kiezen tussen ontwikkeling en vernieuwing. Hoe ga je daar mee om? Hoe houden we onze ICT-projecten in de hand? David Roose heeft vele jaren ervaring met dit onderwerp, bij overheid en bedrijfsleven. Hij gaat met ons in gesprek over hoe je stuurt op de ICT-portefeuille en hoe je deze in de hand krijgt. Vooral is de vraag: hoe doe je dat in de praktijk? Daarvoor gebruiken we een managementgame.
Informatie als basis voor besluitvorming
De veranderende wereld rondom projecten vraagt continu om (vernieuwde) besluitvorming over de koers. Daarom is het noodzakelijk inzicht te hebben in de onderhanden projecten én welke projecten gestart en uitgevoerd gaan worden door de betrokken afdelingen of de verschillende businessunits. Uiteraard uitgezet tegen de beschikbare middelen.
6. Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017
2e ronde rondleiding
Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair)
Deventer
Omschrijving – zie 1e ronde
3e ronde 14.40 – 15.40
1. Opgave-gestuurd werken
Erik Prins (Sectorhoofd middelen)
Zaanstad
Het fenomeen opgavegericht werken kom je tegenwoordig overal tegen. Maar wat roept dit bij jou op en wat zou de meerwaarde van opgericht werken kunnen zijn? Bij de gemeente Zaanstad willen we opgavegericht werken en verkennen we wat daarvoor nodig is. Dat hangt natuurlijk samen met de ambitie die we daarin willen volgen. In deze workshop wordt met de deelnemers een dialoog gevoerd over het fenomeen opgavegericht werken en welke kansen bestaan voor bedrijfsvoering. Vanuit een ondersteunde rol, een adviserende rol en een leidende rol. Dit doen we op een interactieve manier waarbij de deelnemers de uitkomst van kansen zelf invulling geven. De benadering van Zaanstad wordt als voorbeeld gebruikt van een van de vele varianten die mogelijk zijn. Deelnemers worden verzocht hun mobiele telefoon mee te nemen en vooral aan te zetten.
2. To good te be true?
Hans Langeveld (Concerndirecteur)
Deventer
De financiële-en controlfuntie van de gemeente Deventer is vanaf 2012 omgebouwd van een versplinterde, in zichzelf gekeerde functie naar één organisatieonderdeel dat zich richt op het business advies. Wij hebben 1,4 mln en 20 fte bezuinigd, de organisatie omgebouwd, producten en diensten geïnnoveerd, de winkel open gehouden, 4 goedkeurende verklaringen van de accountant en ook nog een Kordes award gewonnen voor het beste jaarverslag. Wij vinden uiteraard dat dit een prestatie van formaat is en nemen u daar graag mee in het proces dat we hebben gelopen.
Wij staan nu voor een volgende fase in onze ontwikkeling en vragen ons toch wel het een en ander af. Hebben we kansen laten liggen, hadden we het beter of anders kunnen doen?
In een interactieve sessie schetsen wij een beeld van onze eerste fase, geven wij onze do’s en don’ts van ons proces en onze kijk op de werkelijkheid. In een uitdagende sessie voor ons en u als deelnemer sparren we graag met u over onze blinde vlekken en de volgende stap in ontwikkeling van financiën en control. PS, dit is bij uitstek ook een workshop voor non financials!
3. Design thinking: doorbraak in de ICT-aanpak voor gemeenten?
Paul Kouijzer (Directeur bestuurs- en concernstad, lid directieraad)
Utrecht
Als onderdeel van de strategische agenda bedrijfsvoering wordt in de gemeente Utrecht gewerkt aan de gebruiksvriendelijkheid van de generieke applicaties. Door middel van design thinking en scrum worden gebruikswensen t.a.v. het digitaal werken omgezet in concrete verbeteringen. Na een korte presentatie over de aanpak en resultaten gaan we in gesprek over de toepasbaarheid van design thinking, de bredere betekenis voor de ICT-kolom en de spanning tussen beheren, vernieuwen en innoveren van ICT-systemen.
4. De praktijk van (inter)gemeentelijke samenwerking: inmiddels weten we wat wel en niet werkt?!
Eric Ossel (Kwartiermaker/directeur bedrijfsvoeringsexpertisecentrum)
Henriette van den Heuvel (Directeur platform shared services bij de overheid)
Den Haag
In deze workshop gaan we in gesprek over de dilemma’s bij samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering tussen gemeenten en binnen (grotere) gemeenten. Eric Ossel brengt zijn praktijkervaring in vanuit diverse gemeentelijke organisaties en Henriëtte van den Heuvel deelt met u de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek dat zij onlangs voor BZK heeft gedaan bij 12 intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
Op basis van praktijkervaring en onderzoek gaan we graag met u in gesprek over vragen als: wat is wérkelijk belangrijk en wat lijkt belangrijk? En als vertrouwen echt zo belangrijk is, wat betekent dat dan voor je verandertraject? Wat zijn de voor- en nadelen van een blauwe marsroute en een organische opbouw van onderop? Partnerschap in de bedrijfsvoering; waarom is dat niet vanzelfsprekend? Moet je nu wel of niet gaan samenwerken met gemeenten die ongelijk van omvang zijn, en wat is dan een passende vorm? We gaan in een interactieve vorm ervaringen uitwisselen en onderzoeken wat slim is en werkt!
5. Hoe wordt HR kampioen spagaat? Kwestie van stretchen!
André Harsevoort (Manager HR Service)
ONS, SSC voor de Provincie Overijssel en Gemeenten Kampen en Zwolle
Sinds 2017 is HR Services van Shared Service Centrum ONS regionaal kampioen op het onderdeel spagaat tussen standaardiseren en het leveren van maatwerk van personeels- en salarisadministratie. De eerste fase ging niet zonder beginnerspijn, maar bijna een jaar na de implementatie van het nieuwe E-HRM- systeem en de uniforme werkprocessen voelt alles al een stuk minder stram: Zowel het SSC als de afnemers (partnerorganisaties) zijn tevreden over de hoge mate van standaardisatie en het ingeleverde, maatwerk.
Welke keuzes zijn gemaakt om te komen tot waar we nu staan? Uniformering van PSA-processen en – producten, hoe neem je de organisaties daarin mee, welke ruimte is er voor maatwerk en hoe krijg de kwaliteit van de dienstverlening hoger?
In deze workshop lopen we door het “trainingsschema” heen dat ONS volgde om te komen tot de volkomen spagaat. Wat waren echte pijnpunten, waar moest de coach even toespreken of zelfs doordrukken, wat ging er door ons heen bij de eerste successen en vooral: wat kunnen we nog meer dan de spagaat? Voer voor discussie over het nieuwe trainingsschema dus.
Vorm: Korte survey met betrokkenen, daarna presentatie met directe reacties uit deelnemersgroep.
6. Deventer Stadhuis BNA Publieksprijs Beste Gebouw van het Jaar 2017
3e ronde rondleiding
Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (teammanager en groepscoördinator facilitair)
Deventer
Omschrijving – zie 1e ronde