Organisatievormen voor shared services

Voor shared services hanteren wij de volgende definitie:
Shared services zijn bij uitstek dienstverlenende organisatieeenheden met resultaatverantwoordelijkheid, die opereren op basis van een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie en tegen een verrekenprijs.

Organisatievormen voor shared services
Shared services kunnen worden ondergebracht in verschillende organisatievormen. De keuze voor een organisatievorm hangt af van een aantal factoren, zoals het aantal deelnemers aan een shared service project; de onderlinge verhoudingen tussen en karakter van de deelnemende partijen; het aantal en het soort diensten dat men gaat delen; de beoogde doelstellingen om te komen tot shared services, etcetera. We onderscheiden de volgende organisatievormen:

Netwerkmodel
Het netwerkmodel is de meest vrijblijvende organisatievorm voor shared services. De samenwerkende organisaties blijven hierbij onveranderd. Slechts op een aantal gebieden werken de ambtenaren samen. Voor het netwerkmodel wordt vaak gekozen als organisaties tijd nodig hebben om naar elkaar toe te groeien en als de noodzaak om schaalgrootte te realiseren niet dringend is. Het model biedt geen oplossing om de kwetsbaarheid te verminderen of de kwaliteit te verbeteren. Kostenbesparingen zullen slechts in beperkte mate worden gerealiseerd. Juridisch gezien volstaat een samenwerkingsconvenant voor het opereren in een netwerkmodel.

Centrummodel
Bij het centrummodel wordt de shared service ondergebracht bij één van de gemeenten. In de praktijk is dit meestal ook de grootste gemeente. De centrumgemeente levert in dit geval diensten aan de andere deelnemende gemeenten op basis van service level agreements (SLA’s). Van het centrummodel wordt vaak gebruik gemaakt wanneer één van de gemeenten al een sterke positie heeft in de diensten die men gezamenlijk wil uitvoeren. Over het algemeen zal bij deze vorm van shared services de bestaande afdeling van de centrumgemeente worden uitgebreid met ambtenaren van de andere deelnemende gemeenten en zullen er maatwerkcontracten worden ontwikkeld. Door gebruik te maken van het centrummodel kan de kwetsbaarheid worden verkleind en kunnen schaalvoordelen behaald worden. Juridisch gezien is een convenant te vrijblijvend voor deze constructie. Meer voor de hand ligt een samenwerkingsovereenkomst of een samenwerking gebaseerd op leveringscontracten.

Matrixmodel
Bij het matrixmodel worden de diensten niet ondergebracht bij één centrumgemeente, maar wordt iedere deelnemende gemeente verantwoordelijk voor een bepaald uitvoeringsterrein. Alle ambtenaren uit een bepaald taakveld treden dan in dienst bij de gemeente die verantwoordelijk is voor dat betreffende taakveld. De eigen verantwoordelijkheid wordt vastgelegd in leveringsovereenkomsten. Een risico van het matrixmodel is dat men in de verleiding komt om de verdeling van taakvelden zodanig in te delen dat men met gesloten beursen kan gaan werken. Het matrixconcept is vooral geschikt voor gemeenten die behalve op uitvoering ook op beleid zoveel mogelijk gelijkgestemdheid nastreven. Juridisch gezien past het matrixconcept goed in een publieksrechtelijke constructie als de WGR. Voor de onderlinge dienstverlening is het echter wel van belang om met contracten te werken.

Shared services centrum
Bij de vorming van een shared services centrum worden de diensten en ambtenaren van de betrokken uitvoeringsterreinen ondergebracht in één gemeenschappelijke organisatie. Diensten worden op contractbasis verleend. De medewerkers komen rechtstreeks in dienst bij het shared services centrum of worden vanuit de gemeente gedetacheerd. De voordelen van deze organisatievorm liggen vooral in het behalen van schaalgrootte, het scheiden van beleid en uitvoering en de eenduidige relatie tussen de samenwerkende gemeenten. Het shared services centrum werkt het best bij enkelvoudige shared services. Bij meerdere taakvelden kan het ten koste gaan van de overzichtelijkheid, zeker als steeds gebruik wordt gemaakt van een nieuw shared services centrum. Bestuurlijk gezien werkt het shared services centrum vooral goed in een situatie dat bestuurders een zakelijke relatie met de organisatie voorstaan. Naarmate het shared services centrum professioneler wordt, zal dus ook het bestuur van de deelnemende gemeenten mooeten professionaliseren. Juridisch gezien wordt voor de vorming van een shared services centrum vaak gebruik gemaakt van de WGR. Er klinken echter ook geluiden dat men voor dit concep wel tegen knelpunten in de WGR aanloopt.

SETA-model (Samen En Toch Apart)
Het SETA-model is een bestuurskundig theoretisch model van Korsten. Het lijkt in veel gevallen op het shared services centrum. Bij het SETA-model worden de medewerkers ook ondergebracht in een nieuwe organisatie, het facilitair bedrijf. Het is echter veelomvattender dan het concept van het shared services centrum omdat het uitgaat van het zoveel mogelijk uitvoeren van activiteiten door het facilitair bedrijf. Juridisch gezien geschiedt de samenwerking op basis van bestuursopdrachten en maakt men gebruik van een convenant. Het is ook mogelijk de samenwerking via een WGR-constructie te laten verlopen.

Federatiegemeente
De federatiegemeente is een model van Elsinga. De federatiegemeente lijkt op het shared services centrum en het SETA-model. Juridisch gezien wordt bij een federatiegemeente de samenwerking via een verordening geregeld. Ook hier kan de WGR uitkomst bieden.