Interview met Willy de Mooij

Ondersteunende werkzaamheden steeds vaker in ssc’s ondergebracht

Sinds 1 februari 2005 is zij directeur Shared Services bij de Servicedienst van de gemeente Rotterdam. Willy de Mooij (1959) studeerde bedrijfseconomie en accountancy in Groningen. Na haar carrière begonnen te zijn als controlerend accountant, is zij de afgelopen zes jaar werkzaam geweest bij Sociale Zaken en Werkgelegenheid Rotterdam. Als directeur Middelen was zij de controller van deze gemeentelijke dienst en gaf zij leiding aan ondersteunende afdelingen.

Eerder had de redactie al een orienterend gesprek met de heer Laman, directeur van de Servicedienst Rotterdam. Hij gaf aan hoe de Servicedienst, operationeel sinds januari 2004, ontstaan is uit een reorganisatie bij de bestuursdienst. Hoewel de Servicedienst veel kenmerken heeft van een shared service organisatie, was het begrip tijdens de oprichting van de dienst nog niet voldoende ontwikkeld om er op die manier mee om te gaan. Het besef dat men meer moest doen met shared services kwam later pas. De Servicedienst is daarmee eigenlijk een tussenstation geworden op weg naar een daadwerkelijke shared service organisatie in Rotterdam. 1 Januari 2006 moet het shared service center van start gaan.

1. Hoe ver is men op dit moment met de voorbereidingen van de shared services?

Begin april zijn de business cases voor een SSC ICT en een SSC Facilitaire Diensten het adviestraject ingestuurd. Dat wil zeggen dat er adviezen zijn gevraagd aan diverse overleggen van de hoofden van diensten en de ondernemingsraden van de betrokken diensten. Gestreefd wordt naar besluitvorming in het College begin juni.

2. U verwacht de besluitvorming in het College in juni. Betekent dit dat de planning er nog steeds op gericht is om op 1 januari 2006 operationeel te gaan?

De invoering van het shared service center zal gefaseerd plaatsvinden. Niet alle diensten zullen in één keer tegelijk de overstap maken naar het shared service center. Voor de diensten die het eerst op de planning staan, zoals ICT en Facilitaire Diensten, geldt echter nog steeds dat op 1 januari in ieder geval gestart wordt met het overnemen van de taken door het shared service center.

3. Een gangbare definitie voor een shared service organisatie gaat uit van het standpunt dat een shared service center diensten levert op basis van een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie tegen een verrekenprijs. Dat is bij de Servicedienst nu ook al het geval. Kunt u uitleggen waar dan precies het verschil zit tussen de Servicedienst en de shared service organisatie?

De shared services zullen onderdeel uitmaken van de Servicedienst Rotterdam. Het verschil met de andere diensten van de Servicedienst zit erin dat bij de op te starten shared services de bevoegdheid om deze diensten uit te voeren wordt weggehaald bij de Gemeentelijke Diensten en exclusief wordt toegekend aan het SSC. Ook is er sprake van verplichte winkelnering. Beide kenmerken gelden niet voor de andere business units van de Servicedienst.

4. Vanuit de community blijkt dat het voor veel shared service organisaties lastig is om de relatie opdrachtgever tegenover opdrachtnemer op een heldere manier vorm te geven.

‘Hoe kunnen de diensten nog goede opdrachtgevers zijn als alle kennis in het shared service center zit?’ en ‘Hoe zorg je er dan voor dat het beleid bij de diensten blijft en alleen de taken door het shared service center worden uitgevoerd?’.
 
Dat zijn de vragen die hierbij naar voren komen. Hebben jullie al nagedacht over deze opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie? Gaan jullie acties ondernemen om die opdrachtgeverrol van de diensten te stimuleren?

Het probleem is onderkend en in de business cases is aangegeven dat in het project expliciet aandacht zal worden gegeven aan de taken die in de opdrachtgeversrol vorm moeten krijgen, de benodigde kennis en de gewenste competenties. Hoe we dat concreet gaan vormgeven moet later nog bepaald worden.

5. Heeft u contact met andere overheidsorganisaties over de shared service ontwikkelingen?

Ik ben nog maar kort in dienst en heb nog geen contacten gehad met andere overheidsorganisaties over shared service ontwikkelingen. Ik zal dat de komende maanden zeker wel gaan opzoeken. Wellicht kunnen zij hulp bieden bij problemen waar ik tegenaan loop of kan ik hen op weg helpen met mijn eigen ervaringen.

6. Wat is uw shared services stelling/voorspelling voor de komende tijd? Hoe staat het over drie jaar met shared services in Nederland?

Ondersteunende werkzaamheden zullen steeds meer in de vorm van SSC’s plaatsvinden. Gezien het feit dat steeds meer bekend wordt over de succes en faalfactoren zullen de SSC’s naar mijn mening in toenemende mate succesvol zijn.

7. U noemt alleen ondersteunende werkzaamheden. Betekent dit dat u van mening bent dat beleidsfuncties niet in een shared service passen?

Nee, zo expliciet zou ik dat niet willen stellen. Beleidsfuncties liggen echter minder voor de hand. En in Rotterdam is de keuze gemaakt, om vooral de uitvoerende ondersteuning in Shared Service Centers onder te brengen. Het beleid ten aanzien van deze processen zelf is ook ondergebracht bij de Bestuursdienst.

8. Iedere maand openen wij in het werkcafé een nieuw forum. Wat is uw reactie op het forum van deze maand: Welke argumenten overtuigen bestuurders van de noodzaak van shared services?

Argumenten die kunnen overtuigen zijn natuurlijk besparingen en het verminderen van de kwetsbaarheid. Maar ook meer flexibiliteit om de front office te organiseren en daar veranderingen in aan te brengen doordat de ondersteuning vanuit de back office gestandaardiseerd is. En de transparantie van de kosten en het vergroten van de mogelijkheid om op de kosten te benchmarken.

9. Is kostenbesparing in Rotterdam eigenlijk het belangrijkste argument geweest voor oprichting van een shared service organisatie?

In het vooronderzoek heeft het accent gelegen op de mogelijke kostenbesparing. In de doelstellingen zoals die inmiddels zijn geformuleerd is het accent veel sterker gelegd op standaardisering en verbetering van de kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid. Overigens is kostenbesparing ook nu nog een doel. 

10. Nog even terugkomend op het forum: Hoe is de situatie in Rotterdam? Heeft u inzicht in de houding van de bestuurders ten aanzien van het shared service center? Wat doen jullie eraan om de relatie met de bestuurders goed te houden?

B&W van Rotterdam heeft de shared service ontwikkeling als een van de prioriteiten benoemd in het totale pakket van maatregelen waardoor een betere dienstverlening naar de burger wordt gerealiseerd. Na het principebesluit om een SSC te gaan ontwikkelen is de verantwoordelijke wethouder (het SSC valt onder de portefeuille Middelen) van de planontwikkeling op de hoogte gehouden. Binnenkort zal verdere besluitvorming plaatsvinden op grond van de business cases.