Nieuwsbrief juli 2011
Samenwerken op het terrein van ICTSteeds meer gemeenten werken samen, in shared services, centrum-gemeente-constructies en in grotere verbanden zoals Dimpact en GovUnited. Opschaling is een antwoord op de behoefte aan een versterking van de digitale dienstverlening, de procesondersteuning, de behoefte aan grip: op de materie en op de kosten. King heeft zich ten doel gesteld gemeenten ondersteunen bij intergemeentelijke ICT-samenwerking. In deze Nieuwsbrief interviews met Tof Thissen, de directeur van King, en Bart Geerdink, projectleider “Slim samenwerken aan ICT” binnen KING. Twee pioniers op het terrein van ICT-samenwerking, Almar Wimer Siebenga van het ISZF en Willem Zwijger van Equalit, is gevraagd naar hun ideeën over wat KING voor gemeenten kan betekenen en wat naar hun idee de grootste vraagstukken zijn bij samenwerking. ICT krijgt ook aandacht op de jaarlijkse werkconferentie over shared services in de bedrijfsvoering. Vooraankondiging Werkconferentie Modernisering Bedrijfsvoering
|
|||
Interview met Tof Thissen
|
Bart Geerdink
|
||
 |
 |
||
| “Hoe leer je kinderen fietsen? Ze moeten het zelf doen. Ze moeten doorkrijgen hoe het werkt, met het stuur, de trappers, het op en afstappen. Wat je kan doen is ze begeleiden, door ze wat steun te geven in hun rug, nog even het zadel vast te houden. Op enig moment gaan ze los en ren je erachter aan, eerst nog met gespreide armen. Stel dat ze vallen, dan vallen ze zacht. En natuurlijk zorg je dat ze gaan oefenen op en goede ondergrond, niet in mul zand of op een kiezelpad.Deze metafoor gaat op voor de relatie tussen gemeente en burger, en ook voor de relatie tussen King en gemeenten. Gemeenten ondersteunen de burgers maar stellen ook eisen, dat ze participeren op de arbeidsmarkt, dat ze naar school gaan, dat ze meedoen. En King ondersteunt gemeenten in hun taak, door benchmarken, het versterken van de bestuurskracht en ook door het stimuleren van samenwerking. Deze ondersteuning gebeurt vanuit een visie op de wijze waarop gemeenten werken, namelijk dienstbaar aan de vragen vanuit de samenleving.Eén van de speerpunten waar we vanuit KING mee bezig zijn is ICT-samenwerking. Terugblikkend zie ik dat de eerste intuïtie goed was: Er zijn 418 gemeenten, ieder met een eigen identiteit, die ieder op eigen wijze de relatie willen leggen met hun burgers, die een manier van werken hebben, keuzes maken in wat voor gemeente ze willen zijn en met wie ze willen optrekken. En tegelijkertijd hebben al deze unieke gemeenten om hun nobele werk te kunnen doen een ondersteuning nodig die niet specifiek is, en waarin gemeenten kunnen samenwerken, opschalen. Een belangrijk onderdeel is de informatiehuishouding, de applicatieprocessen. En dat is waarin KING met het project Slimmer Samenwerken aan ICT een bijdrage aan wil leveren: gemeenten verleiden om met elkaar samen te werken, slim organiseren.Gemeenten moeten dit zelf doen. Wij kunnen niet meer dan hen verleiden, door te laten zien dat het loont. Daarom hebben we met een aantal gemeenten een business case opgesteld. Ook ondersteunen we gemeenten met onze handreikingen. En door het gemeenschappelijk organiseren van een landelijk netwerk van regionale SSC’s. In dit landelijk netwerk gaan we nog meer standaarden ontwikkelen die door de regionale SSCs kunnen worden gebruikt. Technisch gesproken zouden we naar één SSC kunnen. Maar dat is bestuurlijk niet verstandig. Daar komt de identiteit weer om de hoek kijken, en de behoefte aan bestuurlijke betrokkenheid. De samenwerking moet dichtbij genoeg zijn. Hoeveel van deze regionale SSCs er uiteindelijk zullen zijn weet ik niet, misschien 10-12 misschien 25-30, dat is open, dat is aan de gemeenten zelf.We zijn nu bezig met het organiseren van het landelijk netwerk. Een stap hierin is het gemeenschappelijk verwerven van de mGBA. Het is een ingewikkeld proces, gemeenten willen dat we dit samen gaan doen, maar tegelijkertijd blijkt het heel moeilijk te zijn de verantwoordelijkheid over te dragen, het niet zelf te doen. En dit is meer psychologie dan iets anders, het is het gevoel de grip te verliezen, dat je er niet over gaat, het lijkt ook te gaan over gezichtsverlies, dat je daarmee aangeeft dat je het niet zelf kan, het is niet goed voor je imago.Ook bij intergemeentelijke samenwerking speelt deze psychologische barrière, de angst dat je iets kwijt raakt als je het deelt. Eigenlijk is dit de grootste hobbel die moet worden genomen. Het is dan ook goed dat ook grotere gemeenten zoals Amsterdam, of samenwerkingsverbanden als de Drechtsteden zich ook hardop afvragen of ze het wel alleen kunnen, en de voorkeur hebben om toe te werken naar deelname aan een groter verband. Dit maakt dat kleinere gemeenten ook zonder schroom kunnen zeggen dat ze te klein, te kwetsbaar zijn om het allemaal alleen te doen.” | Wat is er tot nu gebeurd? “We hebben met behulp van gemeenten gewerkt aan een aantal handreikingen die kunnen helpen bij het vorm geven van ICT-samenwerking en het versterken van de ICT (zie kader). Er worden bijeenkomsten georganiseerd in het land om kennis en ervaring uit te wisselen en met elkaar te bespreken wat op landelijk niveau kan worden opgepakt. Zoals het aanbesteden van de mGBA en het ondersteunen van de federatie van directeuren van ICT shared services.”Wat kunnen gemeenten de komende tijd verder verwachten van KING?“Op het VNG congres zijn de handreikingen uitgereikt, die vanaf nu ook te downloaden zijn van de site van KING. We zijn bezig hiervan een interactieve website te maken waar alles te vinden is en we in gesprek kunnen met gemeenten. In september/oktober organiseren we weer een landelijke bijeenkomst waar gemeenten terecht kunnen, en waar we in zullen gaan op de vragen die door de gemeenten zelf worden ingebracht, van technisch tot bestuurlijk. Hiernaast gaan we ook lokaal aan de slag, samen met de gemeente adviseurs van KING, in het ondersteunen van gemeenten die samen willen werken. We denken aan ongeveer 10 pilots, die dan ook gevolgd gaan worden zodat andere gemeenten er ook van kunnen leren ”
|
||
|
|
|||
Interview met Almar Wimer Siebenga en Willlem Zwijgers
Almar Wimer Siebenga (ISZF) en Willem Zwijgers (Equalit) zijn de directeuren van de oudste samenwerkingsverbanden op het terrein van ICT. Beide heren leveren ook een bijdrage aan de bijeenkomsten die KING het afgelopen jaar in het land heeft georganiseerd. Daarnaast zijn zij regelmatig gastheer voor gemeenten die ook overwegen om samen te gaan werken op het terrein van ICT. |
|||
|
ISZF staat voor “ICT Samenwerkingsverband Súdwest Fryslân”, een shared service center voor ICT van vijf gemeenten (Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Lemsterland, Littenseradiel en Súdwest Fryslân) en Gearhing, een intergemeentelijke organisatie op het terrein van het primair onderwijs. Op dit moment, zes jaar na de officiële start van het samenwerkingsverband, is het ISZF een organisatie met een niveau van dienstverlening, die qua professionaliteit, kwaliteit en producten-/ dienstenaanbod vergelijkbaar is met die van een 100.000+ gemeente. Dit blijkt ondermeer uit het tempo waarin het ISZF bij machte is het NUP te realiseren. Een voorbeeld hiervan zijn de recente aanpak en invoering van de basisregistraties. Binnen het ISZF zijn het ICT-beheer, -inkoop, advisering, ondersteuning van het applicatiebeheer en projecten, beveiliging en ICT-opleidingen gebundeld. |
Op 1 januari 2007 heeft de gemeente Oosterhout het initiatief genomen om een Shared Service Centrum voor ICT-dienstverlening op te richten: Eqaulit. Ondertussen verzorgt Equalit de ICT-dienstverlening voor zeven deelnemende gemeenten (Alphen Chaam, Baarle-Nassau, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Oosterhout, Woensdrecht) en!GO, de intergemeentelijke sociale werkvoorziening).Equalit is onderdeel van de gemeente Oosterhout en de samenwerking is gebaseerd op bilaterale afspraken tussen Oosterhout en de deelnemende gemeenten.Equalit zorgt voor een betrouwbare ICT-werkplek binnen alle deelnemende gemeenten en functioneert als een kenniscentrum voor ICT ontwikkeling op het terrein van o.a. E-dienstverlening, GEO-IT en de basisregistraties. Het functioneel beheer is gedeeltelijk ondergebracht bij Equalit en deels bij de gemeenten zelf. | ||
|
|
|||
| 1. Wat zijn de belangrijkste vragen waar jullie tegen aan lopen, zo na de eerste jaren van samenwerking?Willem Zwijgers: De twee belangrijkste vragen zijn: • Hoe organiseer je het opdrachtgeverschap zo dat je een meer uniforme vraag krijgt. • Hoe verander je het afrekenmodel in een model waarbij kostenbewustzijn bij de deelnemers geprikkeld wordt en wat toch eenvoudig en overzichtelijk te registreren is?Almar Wimer Siebenga: Voor mij is dat de organisatie van de regie binnen de gemeente. Vroeger leek het alsof iedere afdeling een afzonderlijke gemeente was. Met de komst van de basisregistraties en meer procesgericht werken neemt het belang van die interne regie en daarmee van het informatiemanagement van een gemeente voor ons als uitvoerende organisatie toe. Hoe beter die is geregeld, des te beter wij kunnen leveren. Een andere vraag waar we tegen aanliepen is het bundelen van de vragen van de verschillende deelnemers. Het vereist zorgvuldige planning voorbereiding van de gemeentelijke informatieplannen, maar ook een zorgvuldige afstemming daarvan op elkaar zodat we bij de uitvoering van al die vragen een behoorlijke synergie kunnen bereiken. We merken we dat hoe beter de gemeenten in staat zijn om hun vragen op functioneel te beschrijven, met duidelijke prioriteiten en business cases, wij beter in staat zijn om synergie te realiseren. 2. Wat kan KING voor jullie betekenen met dit type vragen. Of zien jullie de rol van KING meer op andere terreinen?Willem Zwijgers: King kan concreet expertise inbrengen op momenten dat je in je ontwikkeling als SSC stappen moet zetten. King kan belangen van gezamenlijke SSC’s behartigen en bundelen.Almar Wimer Siebenga: KING zie ik als een pool van experts die ons kunnen helpen om vraagstukken die de gemiddelde gemeente of samenwerking overstijgen uit te werken en bespreekbaar te maken. Ze hebben ons o.a. geholpen bij het vergelijken van ons integratieproject om 5 gemeenten te integreren met vergelijkbare projecten. We hebben daardoor onze ervaringen kunnen delen, maar ook de lessons learned kunnen vastleggen zodat deze voor volgende herindelingen gebruikt kunnen worden. Daarnaast zie ik ze als platform om de belangen van de shared services te behartigen en om de toegevoegde waarde van intergemeentelijke samenwerking op dit terrein verder te onderzoeken en te stimuleren. 3. Als jullie terugblikken, aan wat voor hulp hadden jullie vooral behoeften? Willem Zwijgers: • Opstellen eerste businesscase • Transitie van een interne afdeling naar een volwassen proces gestuurde ICT organisatie. • Opzetten en werken onder architectuur. • Inregelen opdrachtgever- en opdrachtnemerschapAlmar Wimer Siebenga: • Het opstellen van de eerste business case • Het inrichten van de regie, het informatiemanagement bij gemeenten vooraf aan de samenwerking |
• Het inrichten van het opdrachtgeverschap van de samenwerking met daarbij een onderscheid tussen de aansturing van het reguliere beheer en van de al dan niet gezamenlijke projecten en het monitoren va de dienstverlening en benchmarken daarvan met andere gemeenten c.q ICT-samenwerkingsverbanden. • De opzetten van de kostenverrekensystematiek 4. Wat is jullie advies aan KING voor gemeenten die nu gaan starten met ICT samenwerking?Willem Zwijgers: • Baken de dienstverlening direct af. Wat is basis, wat is extra? • Start direct met een gedifferentieerd afrekenmodel. • Start als het even kan met een nieuwe ICT omgeving.Almar Wimer Siebenga: • Help de gemeenten om de kosten en baten van samenwerking boven tafel te brengen en door een businessmodel te ontwikkelen op basis van best practice voor intergemeentelijke ssc’s. • Help deze gemeenten met de ontwikkeling van een gezamenlijk opleidingsprogramma voor alle spelers, van de deelnemers en het ssc dat vanaf de start bijdraagt aan de professionalisering van de rollen, de interactie en de processen die dat ondersteunen. Daardoor worden de rollen en verantwoordelijkheden aan opdrachtgever en – nemerzijde vanaf de start duidelijk en kunnen de betrokken medewerkers zich op hun eigen verantwoordelijkheidsterrein ontwikkelen. • Werk stapsgewijs samen naar de nieuwe situatie en het uiteindelijke takenpakket toe. 5. En directer, wat is jullie eigen advies aan startende gemeenten?Willem Zwijgers: • Organiseer je klant zijn! • Professionaliseer de functioneel beheerders. • Op ICT besparen in samenwerking is lastig. Met ICT besparen in samenwerking kan goed. Zoek dus vanuit de bedrijfsvoering de partner gemeenten op om samen te kijken hoe je slim kan samenwerken op het gerealiseerde platform.Almar Wimer Siebenga: • Kijk bij de buren! Leer van hun ervaringen. • Oriënteer je op samenwerking met alle betrokkenen, beperk je daarin niet tot de ICT-ers, maar kijk vooral vanuit het perspectief van dienstverlening • Ga niet samenwerken op automatisering, maar alleen als je ook een deel van de gezamenlijke informatisering kunt ondersteunen. Alleen dan bereik je structureel synergieresultaten. 6. Tot slot, hoe zit het met de vereniging van ICT directeuren van shared services? Almar Wimer Siebenga: |
||
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.