Nieuwsbrief januari 2010

Nieuwsbrief januari 2010

Allereerst de beste wensen voor 2010! Het komende jaar zal het Platform Shared Services bij de Overheid een aantal nieuwe activiteiten ontwikkelen, gericht op het informeren en ondersteunen van gemeenten bij intergemeentelijke samenwerking. In deze nieuwsbrief treft u een overzicht aan van deze activiteiten, een terugblik op het congres op 30 september en een aankondiging voor het congres dat Utrecht organiseert op 15 april 2010. Terugblik Markt van Vraag en Antwoord Doel van het congres was het uitwisselen van kennis tussen gemeenten over intergemeentelijke samenwerking. Om te zorgen dat de vragen van de gemeenten zelf aan de orde zouden komen hebben we vooraf de mogelijkheid geboden thema’s aan te dragen. We hebben met de inzenders een programma gemaakt waar gemeenten hun kennis en ervaring konden delen. Deze formule was succesvol. Rond de 200 mensen uit gemeentenland zijn op 30 september naar de Markt van Vraag en Antwoord gekomen en hebben hun bijdrage geleverd aan de discussies. Bent u geinteresseerd, lees dan het verslag. Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking De Directeur Generaal Bestuur en Koninkrijkrelaties van BZK, Andrée van Es heeft op het congres het nieuwe Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking gelanceerd. De initiatiefnemers zijn ondermeer BZK, de VNG, de VGS, het ISZF en het Platform Shared Services bij de Overheid. Doel is dat alle informatie op het terrein van intergemeentelijke samenwerking die bij de verschillende partners beschikbaar is ook makkelijk voor de anderen beschikbaar komt. Hiernaast zal het op het kennisplatform mogelijk zijn om kennis te delen en te ontwikkelen via fora en wiki’s. Zie www.platformintergemeentelijkesamenwerking.nl >>> Activiteiten vanuit het Platform 1. Scan: Welk samenwerkingsmodel past bij ons? Henriëtte van den Heuvel (Platform Shared Services bij de Overheid) is met Berenschot, Leeuwendaal en BZK bezig met het ontwikkelen van een quick scan om vast te kunnen stellen welk samenwerkingsmodel het best past bij twee of meer gemeenten die willen samenwerken. In de workshop op het congres van 30 september jongstleden, waar ook PWC aan meewerkte, werd een eerste toets uitgevoerd van het instrument. Deze input wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling. Het instrument zal naar verwachting in de zomer van 2010 gereed zijn. Uiteraard zal het nooit zo simpel zijn dat er na het invullen van deze digitale vragenlijst DE oplossing wordt gegenereerd. Wel zorgt het instrument dat gemeenten de juiste vragen te stellen om tot een goede beslissing te komen. Vanuit het Platform Shared Services bij de Overheid worden workshops aangeboden om met de scan te werken. 2. Leerkringen  intergemeentelijke samenwerking Op het congres is een workshop georganiseerd n.a.v. de publicatie “Durft te twijfelen, deel dilemma’s”. De komende periode gaan Anita de Wit (Dutch) en Henriëtte van den Heuvel (Platform) leerkringen organiseren rond intergemeentelijke samenwerking. Doel van de leerkringen is kennisdelen over proces en inhoud van intergemeentelijke samenwerking. 3. Succes en Faalfactoren Intergemeentelijke samenwerking In de publicatie “Noodzaak, Vertrouwen en Tijd. Een bestuurlijk perspectief op shared services” wordt geschetst welke factoren van belang zijn bij het ontwikkelen van shared services. De zeven geïnterviewde burgemeesters vertellen over hun ervaringen met intergemeentelijke samenwerking. Ze wijzen op het belang van een helder doel: de samenwerking moet iets opleveren. En er moet een zekere urgentie zijn, die ook door alle betrokken partijen zo ervaren wordt. Hiernaast hebben de bestuurders het vooral over de mensen: het vertrouwen tussen de betrokkenen, het draagvlak binnen de organisatie, machtsevenwicht.

In de activiteiten van het platform zal vooral ook aandacht besteed worden aan deze menselijke factor.

Deze publicatie werd ondermeer begeleid door Prof. Dr. Hans Strikwerda, Emma de Lange, gemeentesecretaris van de Ronde Venen en Leon Sonnenschein van InAxis/BZK.

De menselijke factor

Manfred Kets de Vries wijst erop dat de menselijke factor bij organisatievraagstukken vaak onderbelicht blijft, terwijl deze van doorslaggevend belang is. Het management en de specialisten zijn veelal primair bezig met systemen en structuren. Ditzelfde fenomeen zie je ook bij shared services, waar de aandacht van de specialisten in de eerste plaats uitgaat naar het formuleren van doelen, stappenplannen en vormvragen (governance, juridisch, financieel). Allemaal belangrijk en noodzakelijk, maar om samenwerking succesvol te laten zijn is het ook nodig om voldoende aandacht te besteden aan degenen die feitelijk samen het werk doen, en wat er bij hen leeft en tussen hen speelt.

Bij de vraag aan gemeentemensen wat wél belangrijk is voor samenwerking maar níet wordt besproken, noemt men vooral onderwerpen als (gebrek aan) vertrouwen, gewenste tempoverschillen, onderlinge irritaties, verborgen agenda’s, eigenbelangen en ego’s. Het niet voldoende aandacht geven aan deze zaken kost heel veel tijd, vooral omdat mensen dan vaak komen met inhoudelijke bedenkingen of procedurele voorstellen terwijl wat er eigenlijk aan de hand is niet wordt opgelost en onder tafel een rol blijft spelen.

Bij het tot stand komen van intergemeentelijke samenwerking, en zeker bij een nieuwe organisatie als een SSC of intergemeentelijke dienst, is het cruciaal om het eens te worden over doelen, strategie en output. De praktijk leert dat hiernaast aandacht moet zijn voor de menselijke factor: De motieven van de betrokkenen en de uiteindelijk outcome: het beter vervullen van de maatschappelijke opdracht waar je als gemeente voor staat.

Meer aandacht en openheid van bestuur en management voor wat henzelf, de mensen, de organisatie als geheel drijft en verbindt versterkt de collectieve ambitie, het vertrouwen onderling, en daarmee het succes.

Het platform SSO biedt ondersteuning aan gemeenten bij het ontwikkelen en onderhouden van succesvolle samenwerkingsverbanden met: 

Lezingen en workshops, over ondermeer
• Noodzaak, vertrouwen en tijd: Succes- en faalfactoren bij het opzetten van shared services
• Voor- en nadelen van verschillende samenwerkingsvormen
• De factor mens: hoe zorg je dat de samenwerking goed verloopt?
• Bouwen aan vertrouwen
• Het creëren van intern en extern draagvlak
• Voor- en nadelen van verschillende samenwerkingsvormen
• Onder tafel, boven tafel: maak wat er werkelijk speelt productief
• Wanneer u beter niet kunt kiezen voor shared services
• Leiding geven aan veranderingsprocessen in samenwerking

Verkenningen en audits
• Verkenningen voor een individuele of groep gemeente(n) van wenselijke samenwerking (inhoud, vorm, proces)
• Audits van bestaande samenwerkingen: Wat kan er beter? Hoe kan het beter?
• Bestuurskracht: sta je nog voldoende aan het roer?
• Beter sturen op het geheel van samenwerkingsrelaties

Kennisdelen: communities en congressen
• Opzetten van communities binnen samenwerkende gemeenten waarin kennis wordt gedeeld (virtueel en in bijeenkomsten, al dan niet als onderdeel van het platform)
• Opzetten van communities over specifieke onderwerpen voor alle gemeenten (als onderdeel van het platform)
• Organiseren van congressen of kleinschalige bijeenkomsten over shared services vraagstukken

Kwartier maken en vlottrekken
• Ondersteuning bij de op- en inrichting van shared services: gebruik maken van het momentum met een vliegende start.
• Vlottrekken van moeizaam verlopende samenwerking

Meer informatie