Nieuwsbrief november 2010

nieuwsbrief november 2010

Vanaf heden staat in iedere Nieuwsbrief van het Platform een interview met een kwartiermaker/directeur van een (inter)gemeentelijk SSC. Deze keer het woord aan Vincent van den Berg, kwartiermaker van het SSC in de Leidse regio, dat onder de naam Servicepunt71 zal opereren. Hiervoor was Vincent kwartiermaker, resp. directeur van het SSC in de Drechtsteden, één van de eerste intergemeentelijke SSC’s in het land.

In deze nieuwsbrief ook aandacht voor de ambities op het terrein van ICT-shared services van KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten.

Tot slot aandacht voor de keuzetool “Welk samenwerkingsmodel past het best?” die is ontwikkeld door het Platform shared services bij de overheid, Berenschot, Leeuwendaal en de directie Krachtig Bestuur van BZK. Met deze vragenlijst kunt u nagaan welk model het best past, hoe urgent de situatie is en in hoeverre u werkelijk bereid bent om samen te werken. Het platform biedt in samenwerking met Berenschot een workshop aan om het instrument uit te proberen.

INTERVIEW met VINCENT van den BERG, kwartiermaker SSC Leidse regio
Het SSC		De totstandkoming van het SSC
Kun je iets meer vertellen over het SSC: welke gemeenten zijn betrokken en welke taken omvat het SSC? Het betreft de Gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude, bij elkaar ongeveer 180.000 inwoners. Het Intergemeentelijk SSC (vanaf nu “Servicepunt71”) met uiteindelijk ca 260 fte’s levert diensten op het gebied van hrm, ict, financiën, facilitaire zaken, juridische zaken en inkoop. Nadat eerder de colleges unaniem hadden ingestemd, hebben nu ook de vier gemeenteraden de afgelopen maand allemaal (en unaniem!) ingestemd met de planvorming en de bijbehorende financiën. Nu gaat het implementatietraject van start en vanaf volgend jaar 1 september levert Servicepunt71 (gefaseerd) haar diensten aan haar deelnemers

Hoe hebben jullie het bestuurlijk ingericht?
Voor de start: Vanaf het eerste begin hebben we een stuurgroep met de vier portefeuillehouders uit de deelnemende gemeenten. Bestuurlijke betrokkenheid is cruciaal voor het succes van een project met deze impact. Daarnaast hebben we een opdrachtgeversoverleg met de vier gemeente secretarissen en een maandelijks overleg met de directeuren bedrijfsvoering. Voorafgaande aan het besluitvormingsproces hebben we steeds plenaire informatiebijeenkomsten om aan een ieder duidelijk te maken wat de effecten en gevolgen zijn
Na de start: Servicepunt71 is ondergebracht in een Gemeenschappelijke Regeling waarbij de portefeuillehouders zitting hebben in het bestuur.

Wat is in het kort het financieringsmodel?
De eerste jaren is de organisatie volop in ontwikkeling en is een verfijnde verrekeningsmethodiek niet realistisch, mede vanwege de transitie- en frictiekosten. Om die reden worden de standaardproducten aan de deelnemers de eerste jaren doorbelast op basis van hun inbreng in de eerste begroting. Extra kosten en gerealiseerde besparingen worden dus ook op deze wijze verrekend. Na drie jaar moet het mogelijk zijn om de verschillende producten en diensten te beprijzen, waarbij we wel steeds praktisch en pragmatisch te werk gaan Wat zijn de belangrijkste succes- en faalfactoren geweest bij het tot stand komen van het SSC in de Leidse regio?
• De politiek bestuurlijke moed om met dit proces te beginnen en het groeiend onderling vertrouwen (zowel ambtelijk als bestuurlijk)
• Betrokkenheid van veel eigen kennis en medewerkers in het project aangevuld met gerichte, concrete externe expertise en ervaring op dit gebied
• Een professioneel projectorganisatie met een heldere scope, planning en budget
• Goede afstemming op proces en inhoud met specialisten uit de deelnemende partijen en opdrachtgevers, immers: het moet een plan van, voor en door de deelnemers zijn

Vaak hoor je van een kleinere gemeenten die een SSC beginnen dat het machtsevenwicht een belangrijke positieve factor is in de samenwerking. Hoe werkt dat in deze regio, met één grote en enkele kleinere gemeenten?
Een grote gemeente heeft de meeste kennis en middelen. In ons proces hebben we hier steeds ook goed gebruik van kunnen en mogen maken. We keken vooral naar inhoud en niet naar structuur en zeggenschap, waarbij de inbreng en ideeën van alle deelnemers steeds gelijkwaardig zijn behandeld. De gemeente Leiden heeft als verreweg de grootste partner het goed gedaan, leiden waar nodig maar nooit dominant. Ook bij de zeggenschap en besluitvormingsprocessen is dit zo geregeld, Leiden betaalt meer dan de helft maar heeft slechts 50% stemrecht.

Verschillen en overeenkomsten met de Drechtsteden

Zijn er grote verschillen en overeenkomsten met de vorming van het SSC in Dordrecht?
In Drechtsteden was het de eerste keer dat een dergelijk ingrijpend traject werd opgezet. Er was nog niets soortgelijks dus alles moest zelf worden ontwikkeld. Dit is veelal door externen vanuit de theorie gedaan. In de businesscase bleek een aantal aannamen niet correct, met name de financiële voordelen werden te vroeg begroot en te hoog ingeschat. Hierdoor heeft een nieuwe organisatie het direct heel lastig en krijgt weinig tijd en ruimte om zich te ontwikkelen. In de plannen voor Servicepunt71 zijn de financiële voordelen realistisch ingeboekt, zowel qua hoogte als qua fasering. Dit zal zeker een positief effect hebben op de start en de eerste twee jaar, waarin de organisatie zich zal moeten ontwikkelenGemeentelijke en gemeenschappelijke ambitie

Voordat je begint moet duidelijk zijn wat je uiteindelijk als participerende gemeente wilt bereiken, én wat je met elkaar wilt bereiken. Van andere samenwerkingsverbanden leren we dat als gemeenten puur en alleen willen participeren met het ook op eigen financieel gewin dit niet bevorderlijk werkt voor de samenwerking. Het gaat ook om elkaar iets gunnen, en het hebben van een gemeenschappelijke ambitie. Wat zijn de motieven van de gemeenten in de Leidse regio, en wat is de collectieve ambitie?
Vooraf zijn expliciet de te realiseren doelstellingen verwoord. De belangrijkste hierbij zijn reduceren van kwetsbaarheid en verbeteren van processen en producten. Maar ook aspecten als positionering van de regio en het worden van een aantrekkelijke werkgever spelen een voorname rol. Door de standaardisatie en de schaalgrootte bereiken we uiteindelijk ook financiële besparingen (ca 10%), maar dat was niet de hoofddoelstelling en er was ook zeker geen sprake van een top down taakstelling.

In Leidse regio hebben we de plannen met eigen mensen ontwikkeld. We hebben steeds gebruik gemaakt van de informatie vanuit Drechtsteden, waarmee we een goede, open relatie onderhouden. Belangrijk is te beseffen dat je informatie van anderen kan gebruiken als basis maar dat je geen kopie bent. Elke samenwerkingsverband is weer uniek.

Top 3 adviezen
Tot slot: Welke adviezen zou jij je collega’s in het land willen meegeven die aan de slag gaan met een SSC?
Het worden er geen drie, maar zeven:
1. Zorg er voor dat het proces politiek, bestuur en ambtelijk gelijk optrekt.
2. Maak duidelijk wat het ssc gaat doen (en wat niet!) en wees realistisch in (financiële) ambities en verwachtingen.
3. Geef ssc organisaties drie jaar de tijd om zich te ontwikkelen en boek financiële voordelen pas na 3 jaar in.
4. Laat nieuwe partners pas na 3 jaar meedoen en benut de eerste drie jaar om de basis op orde te krijgen.
5. Besteed tijdig en voldoende tijd aan de cultuurverandering.
6. Maak gebruik van reeds beschikbare kennis en kunde.
7. Werk vanuit een gezamenlijk perspectief, maar niet vanuit een starre blauwdruk.

---

KING stimuleert ICT shared services WORKSHOP Welk samenwerkingsmodel past het best?

Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ontwikkelt een aantal nieuwe instrumenten om gemeenten bij te staan in hun samenwerking met andere gemeenten op het gebied van informatievoorziening en gegevenshuishouding. Dit doet King samen met de gemeenten zelf en met shared service centra als het ISZF, Equalit en de Drechtsteden.

Uiteindelijk doel is dat dit de gemeenten helpt bij de verbetering van de kwaliteit van dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. KING is ervan overtuigd dat alleen door samenwerking gemeenten goed toegerust zijn om de ontwikkelingen van de komende jaren aan te kunnen.
De aanleiding om hier nu mee aan de slag te gaan is dat veel gemeenten aangeven de verbeteringen in de informatiehuishouding niet alleen aan te kunnen. De vragen vanuit de landelijke overheid, de technische ontwikkelingen en de vragen vanuit burgers en bedrijven zijn niet bij te houden. Er is behoefte aan opschaling, standaardisatie en ondersteuning.

KING wil deze aandacht organiseren en faciliteren in het project met de naam “slimmer organiseren door samenwerken”. Uitgangspunt is dat de gemeenten het zelf moeten doen, en dat KING hierbij ondersteuning kan leveren. In dit project wordt onderzocht of er mogelijkheden zijn om door standaardisatie en bundeling in samenwerkingsverbanden, de inspanningen die gemeenten doen om hun ondersteunende informatievoorziening te onderhouden te reduceren. KING ontwikkelt samen met de gemeenten nieuwe kennis, modellen, tools en templates die gemeenten kunnen ondersteunen bij het inrichten van ICT-samenwerkingsverbanden in regionale of functionele shared service centra. Voorbeelden van instrumenten zijn: financieringsmethodieken (verrekenen binnen ssc’s), blauwdrukken voor technische inrichting en ook standaarden voor binnengemeentelijke integratie zoals de set van proces- en ICT-standaarden rond de BAG.

De komende weken zijn er regionale informatiemiddagen in het land voor geïnteresseerden. Bent u als gemeente zelf net bezig met het opzetten van een ICT-shared service of overweegt u dit, meldt dit dan bij Larissa Zegveld of Cees Hamers . Wilt u meer weten ga dan naar de website van KING.

U bent bezig met intergemeentelijke samenwerking. Op enig moment dient zich de vraag aan: ‘In welke vorm gaan we het gieten?’ Een netwerkverband, een shared service centrum, de constructie van centrumgemeente of is herindeling de beste optie?

 

In deze workshop gaan we samen aan de slag met een modellentool intergemeentelijke samenwerking die is ontwikkeld door het Platform Shared Services bij de Overheid, Berenschot en Leeuwendaal in samenwerking met het Ministerie van BZK.

De modellentool bestaat uit een online vragenlijst. Na het online invullen van deze vragenlijst krijgt u een advies over het meest passende verband. De uitkomsten variëren van lossere verbanden, zoals afspraken, convenanten of als het breder wordt een netwerkconcept. Ook vastere verbanden zoals een centrumgemeente, matrix (iedere gemeente vervult een of meer taken uit voor andere gemeenten), of een intergemeentelijke shared services behoren tot de mogelijkheden. Belangrijk bij de keuze voor een samenwerkingsvorm is hoe breed het takenpakket is waarop gemeenten willen samenwerken; van een specifiek terrein tot volledige samenwerking zoals het ‘Ten Boer’- model en de BEL-gemeenten. Uit de diagnose kan ook naar voren komen dat de gewenste samenwerking zo veelomvattend is dat fuseren de beste oplossing zou kunnen zijn. Daarnaast geeft het instrument ook andere uitkomsten die van belang zijn bij de samenwerking, zoals de mate van urgentie en bereidheid om samen te werken.

Samen met u gaan we deze middag in op uw uitkomsten, uw achtergrond en de dilemma’s die u tegenkomt wanneer u gaat beslissen over een samenwerkingsmodel. Onderwerpen als zeggenschap, legitimiteit, kosten, aard van de taak passeren de revue.

Voor diegenen die alvast een voorproefje willen nemen, de tool zal vanaf 10 november ook online via de site van het Platform beschikbaar zijn.

De workshop zal plaats vinden op 30 november 14.00- 17.00 uur. Bent u geïnteresseerd, laat het ons weten , dan ontvangt u verdere informatie!