Doordat de aanschaf en implementatie van een digitaal archief langer dan verwacht op zich liet wachten én bij de start van het Servicecentrum Drechtsteden gemeenten bestaande archief achterstanden hebben meegenomen zijn flinke achterstanden ontstaan. Het laten opruimen van ruim 1,2 kilometer papier door externe partijen, bleek een (te) dure aangelegenheid te zijn en daarom zijn we op zoek gegaan naar slimme alternatieven.
Archiefmedewerkers hebben een rol bij de start van het proces gekregen en beoordelen of post te bewaren of te vernietigen is. De te bewaren stukken worden per gemeente verzameld en bij voldoende voorraad naar het betreffende gemeentelijke archief gestuurd waar een DIV medewerkers de stukken onmiddellijk wegwerkt. Nieuwe achterstanden kunnen daardoor niet meer ontstaan en de werkvoorraad is inzichtelijk waardoor medewerkers zo efficiënt mogelijk in de regio ingezet worden zonder dat het contact met de gemeenten verdwijnt.
Eigen DIV medewerkers zijn de archiefachterstanden in gedoken en hebben met hun kennis en kunde de achterstanden in hapklare brokken werk opgedeeld die door andere medewerkers gedaan kunnen worden. Medewerkers van de postkamer maar ook reïntegratiekandidaten uit de hele regio en leerwerkbedrijven werken op deze manier mee om met minimale middelen een maximaal resultaat te halen.
Naam indiener:
Lenny Mans, Ontwikkelmanager DIV, Servicecentrum Drechtsteden
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.