Het opzetten van een shared services center belastingen binnen de gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal. Om politieke redenen is dit project stopgezet. De case blijft echter zeer informatief.
In september 2003 ondertekenden de colleges van burgemeester en wethouders van de Gelderse gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal een intentieverklaring over intergemeentelijke samenwerking.
Management summary door Andries Bannink
Inleiding
In september 2003 ondertekenden de colleges van burgemeester en wethouders van de Gelderse gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal een intentieverklaring over intergemeentelijke samenwerking.
De doelstelling was om de kwaliteit van de dienstverlening, de deskundigheid en de efficiency van de deelnemende gemeenten te vergroten. Dit zou kunnen worden bereikt door bundeling van krachten op ambtelijk niveau. De beoogde samenwerking was gericht op het ontwikkelen en in gebruik nemen van een shared service center.
Uitgangspunt hierbij is het instandhouding van de afzonderlijke politieke gemeenschappen, de bestuurlijke autonomie en het behoud van de eigen identiteit.
De gemeenten worden in dit verband aangeduid met ‘3 R-gemeenten’. Deze rondom Arnhem gelegen gemeenten verschillen in omvang en schaal. Zo heeft Renkum 32.000, Rheden 45.000 en Rozendaal 1500 inwoners.
InAxis experimentsubsidie
Dit project is als experiment aangemeld bij de Commissie Innovatie Openbaar Bestuur/InAxis. Na goedkeuring is aan de drie colleges subsidie van maximaal € 50.000, – toegekend ten behoeve van het onderzoek naar de mogelijkheden. Hiervoor is een geheel uitgewerkte projectopdracht geformuleerd.
Haalbaarheidsstudie Deloitte
Na formele aanbesteding (meervoudig ondershands met voorafgaande selectie) is de opdracht gegund. Deloitte Management & ICT Consultants in Voorburg heeft een haalbaarheidsstudie (Deloitte. Haalbaarheidsstudie, 28 januari 2005) verricht naar de mogelijkheid van het opzetten van interbestuurlijke shared services in de 3R-gemeenten.
Bij interbestuurlijke shared services is gedoeld op de werkvelden: Belastingen, Sociale Zaken, Openbare Werken, Documentaire Informatievoorziening, Personeel & Organisatie, Informatie- en communicatietechnologie en Bouwen & Milieu (vergunningverlening en handhaving).
Er zijn twee businesscases onderzocht. Een businesscase van een gemeenschappelijke dienst (of shared service center) op het vlak van ondersteunende functies en uitvoerende functies met een sterke ICT-component. De tweede businesscase heeft specifiek betrekking op de samenwerkingsorganisatie Belastingen.
Structurele Besparingen
Aan de managementsamenvatting van het Deloitte-onderzoek wordt het volgende ontleend.
De in het rapport uitgewerkte businesscase Belastingen gaf, kort weergegeven, aan dat circa € 120.000 gezamenlijke structurele besparing mogelijk is op jaarbasis door middel van samenwerking op het terrein van belastingen. De terugverdientijd komt uit op circa 2,5 jaar.
Zoals hiervoor al is aangegeven was het het voornemen om de samenwerking uit te bouwen naar andere taakvelden. In de haalbaarheidsstudie is hiertoe een tweede businesscase opgesteld.
De betrokken organisatieonderdelen zijn:
– personeel en organisatie;
– documentaire informatievoorziening;
– informatie- en communicatietechnologie;
– financiële administratie en belastingen;
– openbare werken;
– sociale zaken
Deze businesscase wijst uit dat, bij eveneens conservatieve raming, de jaarlijkse structurele besparing € 888.000 bedraagt. De terugverdientijd bedraagt bij een gefaseerde implementatie ongeveer vijf jaar.
Mislukt of niet doorgegaan?
Helaas is het experiment voortijdig beëindigd. Het is zeker niet mislukt, het is niet doorgegaan. In Renkum ontviel de politieke basis voor het voortzetten van de samenwerking. Dit wordt verwoord in de brief d.d. 29 maart 2005 van het college van burgemeester en wethouders van Renkum aan de raad. In afschrift is deze verzonden aan de collega-gemeenten .
Er bleek na een collegewisseling in Renkum geen draagvlak meer aanwezig te zijn.
Kernpunten uit de argumentatie genoemd in deze brief zijn:
1. “Er sprake is van een te lange terugverdientijd, waardoor de opbrengsten van de samenwerking in relatie tot de financiële risico’s mager zouden zijn.”
2. “Het erg moeilijk zou worden om in een later stadium nog uit het samenwerkingsverband te stappen.”
3. “De mogelijkheid bestaat de regie te veel te verliezen wanneer het SSC wordt opgericht, wat een verhindering van de bestuurskracht zou betekenen.”
Het college van burgemeester en wethouders van Rheden is wel overtuigd van de mogelijkheden en kansen die het concept shared service center biedt aan gemeenten.
Bestuurskundig onderzoek
De casus samenwerking 3 R-gemeenten is onderzocht door de heer dr. Eugène Loos (Dr. E. Loos, Innovatie aan het werk. Onderzoek op locatie naar succes- en faalfactoren van innovatieprojecten bij Nederlandse gemeenten vanuit een multi-actorperspectief. Boom juridische uitgevers, augustus 2006 ). De heer Loos is als universitair hoofddocent verbonden aan de Utrechtse School voor Bestuurs- en Organisatiewetenschap van de Universiteit Utrecht. Deze publicatie omvat een literatuurstudie naar succes- en faalfactoren van innovaties in het publieke domein. Tevens wordt verslag gedaan van vier recente innovatieprojecten bij Nederlandse gemeenten.
Evaluatierapport
Na afloop van het experiment is in het kader van de verantwoording van de subsidie aan de voorzitter van de commissie Innovatie Openbaar Bestuur, prof.dr. W. Lemstra, een evaluatierapport (Drs. W.A.J. van de Giesen, Evaluatierapport Samenwerking 3 R-gemeenten, 6 februari 2006) aangeboden. Dit rapport is opgesteld in opdracht van de toenmalige secretaris van Rheden, de heer drs. W.A.J. van de Giesen.
Een belangrijk aandachtspunt is het volgende: vanaf het eerste moment betrekken van de democratisch gekozen bestuursorganen (de raden) bij de ontwikkeling van het concept interbestuurlijke shared services.
Doesburg, Rheden en Rozendaal hebben de intentie uitgesproken om de mogelijkheid van samenwerking te onderzoeken. Hiertoe is een intentieverklaring en een overeenkomst (Intentieverklaring en overeenkomst Doesburg, Rheden en Rozendaal september 2006) opgesteld.
Begin 2007 zal aan de raden van de drie gemeenten een krediet worden gevraagd om een haalbaarheidstudie naar de mogelijkheid om te komen tot één ambtelijke organisatie die werkzaam is voor de betrokken gemeenten (College- en raadsvoorstel december 2006).
Op het hoogste ambtelijk niveau vindt al een aantal maanden overleg plaats tussen de secretarissen van de gemeenten. Eveneens wordt op het niveau van de vakafdelingen vergaderd en afgestemd. Ten aanzien van de brandweer wordt al samengewerkt met de gemeente Duiven. Beiden gemeenten hebben een gezamenlijke brandweercommandant. Deze gemeente neemt daarom ook deel aan het samenwerkingsoverleg specifiek gericht op de brandweer.
Belangstelling? Vragen?
De heer drs. Wim van de Giesen, oud-secretaris van Rheden, is gaarne bereid om een toelichting te geven en om desgewenst een presentatie te houden voor raad, college van burgemeester en wethouders, directie, management, ondernemingsraad, faculteit, (hoge-)school, vakgroep en studenten.
Wim van de Giesen
Destijds gemeentesecretaris van Rheden
Te bereiken via inaxis.nl/contact of tel. 070 – 426 88 73, ministerie van Binnenlandse Zaken c.a./InAxis.
Ambtelijke contactpersoon van de gemeente Rheden is Andries Bannink, Planning & Control, tel. 026 – 49 76 306, e-mail a.bannink@rheden.nl
Brief college Renkum aan raad Renkum 290305
Matrix Juridische Structuur Fiscaal Dienstencentrum
Opzet Pilot Belastingen
Projectopdracht Dienstencentrum Belastingen
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.