De gemeente Rotterdam heeft ruim 595.000 klanten. Deze mensen verwachten goede dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten. Om deze verwachting waar te kunnen maken is het soms nodig om werkprocessen binnen het concern beter te stroomlijnen. Vanaf 2006 gaat de gemeente daarom vanuit de Servicedienst enkele diensten volgens het shared service concept aanbieden.
De SSC’s ICT en FD doen in 2006 de aftrap binnen de gemeente Rotterdam. Vanaf april starten de voorbereidingen van de derde: inkoop. Verder komen er in de toekomst nog een aantal SSC’s bij op de terreinen van salarisverwerking en financiële administratie.
De introductie van de SSC’s heeft grote gevolgen: voor concern en medewerkers. Ten eerste verandert de structuur van de organisatie. Nu hebben vrijwel alle diensten een eigen afdeling ICT. Ook facilitaire dienstverlening zit vaak in huis. Door de Centers verdwijnen deze ondersteunende afdelingen bij diensten. De dienstverlening blijft echter op peil, al zal die wel anders georganiseerd gaan worden.
Ten tweede zorgen de SSC’s voor een andere rol- en taakverdeling binnen het concern. De diensten krijgen een bijzondere rol: zij zijn eigenaar van de SSC’s. In die rol sturen ze op de vraag welke dienstverlening op het gebied van ICT en FD geboden gaat worden vanuit de SSC’s. Dit gebeurt in het concernberaad en de daaraan gekoppelde satellieten. Daar worden onder meer de grote lijnen van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) bepaald. In deze DVO’s staan zwart-op-wit wat de diensten kunnen verwachten van de dienstverlening vanuit de SSC’s. Naast eigenaar zijn de diensten natuurlijk ook opdrachtgever van de SSC’s die hier producten en diensten inkopen.
Bij de ontwikkeling, inrichting en het beheer van de SSC’s zijn verschillende partijen betrokken. Allereerst het College, dat in het najaar van 2004 groen licht gaf voor de ontwikkeling van twee SSC’s binnen de gemeente Rotterdam. Verder de Bestuursdienst die, samen met de Servicedienst, de grote lijnen voor ontwikkeling en inrichting heeft uitgezet.
De SSC’s worden fysiek ondergebracht bij de Servicedienst. Onderdeel van de dienst is de programma-organisatie SSC die zich op detailniveau bezig houdt met de eerste twee SSC’s. De programmaorganisatie bestaat uit Willy de Mooij (programmadirecteur SCC) en de toekomstige managers van de SSC’s: Franc de Roos (ICT) en Kees Roovers (FD). Tenslotte spelen de verandermanagers bij de diensten een sleutelrol. De verandermanager organiseert onder meer welke werkzaamheden naar het SSC gaan en wat achterblijft bij de betreffende dienst. De overgang van mensen en middelen, de overdrachts-, reorganisatie- en plaatsingsplannen en het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) past ook in het takenpakket van de verandermanager. Bovendien is de verandermanager het aanspreekpunt voor alle medewerkers die overgaan naar een SSC. En last but not least geeft de verandermanager ook voorlichting aan zijn eigen organisatie over de (toekomstige) werkwijze van de SSC’s.
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.