Donderdag 17 april hebben vertegenwoordigers van drie ICT Samenwerkingsverbanden en EGEM i-teams besloten de vereniging voor Directeuren van Shared Services en ICT door een intentieverklaring te bekrachtigen. Hiermee is de eerste stap naar de officiële oprichting gezet. Shared Services bij de Overheid sprak hierover met bestuursvoorzitter van de vereniging Almar Wimer Siebenga, tevens directeur van ISZF en met de secretaris van het bestuur Dennis Havermans van EGEM i-teams.
De? programma’s EGEM en i-teams werken aan optimale bedrijfsvoering en verbetering van dienstverlening bij gemeenten. EGEM I-teams realiseert een integrale aanpak. Van ontwikkelpaden, routes, standaarden en instrumenten tot ondersteuning op maat bij de invoering van e-overheidsvoorzieningen en het optimaliseren van ICT-samenwerking. Vanuit deze hoedanigheid is EGEM? I-teams betrokken bij de Vereniging.
Met welke doelstellingen voor ogen is gekozen voor oprichting van de vereniging?
Dennis Havermans: ‘De vereniging is opgericht door de leidinggevenden/directeuren van 3 ICT-samenwerkingsinitiatieven (ISZF, ICT Servicehuis Amsterdam en Equalit). Vanwege de groei binnen deze organisaties kregen zij te maken met nieuwe vraagstukken als ‘Hoe houdt je het bestuur betrokken?’ EGEM i-teams herkent dit proces en heeft daarom besloten dit initiatief te steunen en te adviseren.’
‘De afgelopen jaren is ICT-samenwerking, door de groei en volwassenheid van ICT, erg populair geworden. Er zijn op dat gebied structurele veranderingen zichtbaar. ‘De vereniging wil gezamenlijk omgaan met vraagstukken op weg naar volwassenheid. Zij fungeren ook als een lobby naar landelijke instellingen toe. Daarnaast is het bedoeld als kennisplatform voor bestaande en ICT-samenwerkingsverbanden i.o. De verwachting is dan ook dat meer samenwerkingsverbanden zich aan zullen sluiten. Daarnaast zijn visievorming en belangenbehartiging voor de leden belangrijke zaken waar we ons mee bezig zullen houden.’
Hoe wordt hier in de praktijk?invulling aangegeven?
Siebenga: ‘We willen als het even kan 2 keer per jaar een (klein) symposium organiseren en onderzoekers stimuleren om bij de leden onderzoek te doen. Daarnaast zouden we graag samenwerken aan bijvoorbeeld een benchmark, om inzichten te delen en verschillen te analyseren.’
Havermans: ‘Uiteraard streven we ook naar het verkrijgen van meer leden en samenwerkingsverbanden, teneinde een representatief kennisplatform te creëren.’
Wat levert dit op voor de leden?
Siebenga: ‘De vereniging wil de leden ondersteunen bij de groei van hun Shared Service Centers naar een verdere volwassenheidsfase door vakmatig kennis en vraagstukken op het gebied van ICT- samenwerking met elkaar te delen.?Uiteindelijk gaat het erom dat we vooral van elkaar leren om daarmee onze eigen organisaties sterker te maken en het samenwerkingsconcept te versterken.’
Welke partijen komen in aanmerking voor lidmaatschap?
Siebenga: ‘De vereniging wordt toegankelijk voor alle leidinggevenden van organisatievormen waarbij sprake is van een Shared Service of een niet-vrijblijvend samenwerkingsverband op het gebied van ICT. De leidinggevenden kunnen zich inschrijven op persoonlijke titel.’
Havermans: ‘Leidinggevenden zijn tenslotte diegene die zich bezighouden met vraagstukken en het zoeken naar antwoorden. Projectleiders kunnen wel aspirant-lid worden en toegang krijgen tot de netwerk- en kennisbijeenkomsten.’
Bent u tevreden over het procesverloop tot nu toe?
Siebenga: ‘Ja, dat gaat prima. Het idee is een kleine 2 jaar geleden ontstaan tijdens gesprekken met ICT Servicehuis Amsterdam en Equalit. We hebben allemaal onze ervaringen, maar je staat er als leidinggevende toch behoorlijk alleen voor om zo’n ‘nieuw’ concept vorm te geven. Al gauw merkten we dat er kansen lagen door onze verschillende keuzes en situaties met elkaar te vergelijken. Dit voorjaar is de bal met steun van EGEM i-teams verder gaan rollen. We hebben een aantal voorbereidende discussies gehad met collega’s en zijn daarin begeleid door EGEM i-teams. Uiteindelijk hebben we besloten om de beroepsvereniging op te richten.’
Havermans: ‘Ja absoluut. In relatief korte tijd heeft het idee zich ontwikkeld tot concrete actie. Voor de zomer zal de eerste kleine kennisbijeenkomst worden georganiseerd.’
Hoe verwacht u dat de vereniging zich de komende 10 jaar zal ontwikkelen?
Siebenga: ‘Dat is moeilijk te zeggen. Ik zou het prettig vinden als de vereniging gestaag groeit, maar niet al te groot wordt; bestaat uit een aantal kernleden dat elkaar en anderen inspireert en dat we in staat zullen zijn om een grotere groep belangstellenden op gezette momenten te informeren.’
Havermans: ‘Ik voorzie dat steeds meer gemeenten zich zullen verenigen in ICT-samenwerkingsverbanden. Daarmee zal ook hun positie en de professionaliteit toenemen. Over 10 jaar denk ik dat een groot deel lid zal zijn van de vereniging en we de doelstellingen hebben behaald. Op termijn zal de vereniging ook toegankelijk worden voor samenwerkingsverbanden op het gebied van Facilitaire Zaken, Personeelszaken etc. en andere domeinen zoals ministeries, waterschappen en provincies.’
Lees ook het artikel Directeuren Shared Services & ICT verenigen zich
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.