In het najaar van 2006 bracht een delegatie van InAxis versterkt met Almar Wimer Siebenga van het ISZF een bezoek aan Regio IT Aachen (regioit-aachen.de)?in Duitsland. InAxis gaf een presentatie over de eigen organisatie, werkwijze en doelstellingen en presenteerde daarnaast het ISZF als een van de meest succesvolle voorbeelden van ICT Shared Services Centra in Nederland. Het concept achter ISZF is goed, het ISZF kan groeien en kan als voorbeeld dienen voor veel kleinere maar ook grotere gemeenten in het gehele land. Er volgde een presentatie van de ontvangende partij, de organisaties werden met elkaar vergeleken en tenslotte konden nog enkele interessante adviezen voor Shared service centra worden genoteerd.
Regio IT Aachen
RegioIT Aachen werkt niet alleen voor overheden, maar ook voor scholen en energiebedrijven. Daarmee bedient zij een groot deel van de (semi) publieke sector. Dat heeft grote voordelen ten aanzien van interoperabiliteit. Regio IT Aachen opereert als gemeenschappelijke organisatie die op grote schaal diensten verleent en daarmee schaalvoordelen en synergie-effecten realiseert.
Net als ISZF is Regio IT Aachen een ICT-shared service organisatie. Het bedrijf komt voort uit de Grosstadt Aachen en bedient tegenwoordig de hele regio. Aken fungeerde als een soort centrumgemeente voor de ict dienstverlening in de regio. Als dienst van de stad Aken kon de ICT-organisatie niet goed uit de voeten met de dienstverlening aan de zeventien kleinere omliggende gemeenten. De omliggende gemeenten beoordeelden de inbreng van Aken als te dominant. Dat was een van de belangrijkste redenen om de dienst in 2003 op afstand te zetten in een overheids b.v. waarin alle betrokken gemeenten ook financieel in deelnemen en ieders zeggenschap geformaliseerd is. De gemeentenen nemen zo veel mogelijk ict-diensten af. In de afgelopen drie jaren is het bedrijf omgevormd van een gemeentelijke dienst naar een relatief zelfstandig bedrijf met nauwe banden met de klanten in Aken én in de regio.
Reden voor de kleinere gemeenten om deel te nemen in Regio IT Aachen is onder meer dat zij niet meer zelfstandig kunnen voorzien in hun eigen ict-ondersteuning. De volgende oorzaken zijn hiervoor aan te wijzen:
-Invoering authentieke registraties (vergelijk de basisregistraties zoals GBA).
-Strenge eisen aan beveiliging netwerken en gegevens.
-Eisen ten aanzien van te leveren elektronische dienstverlening (zoals ons e-gemeenteproject, DigiD, e-formulieren, etc)?
-Toename van toepassingen die gebruik maken van Geo informatie.
Profiel Regio IT Aachen
-Omzet €30.259.000,00
-Aantal gemeenten 18, Aken veruit de grootste
-Aantal inwoners: 750.000
-Aantal werknemers: 210
-Aantal werkplekken: meer dan 10.000
-Heterogene infrastructuur en 4 server ruimtes op een locatie. Uitwijklocatie in onderzoek.
Activiteiten / diensten Regio IT Aachen
-Beheer van alle overheidsgerelateerde infrastructuur (netwerk, pc’s, telefonie en databases) in de regio.
-Competence centres voor onder meer
–SAP
–E government
–Geo informatie
–Applicatieontwikkeling
-Intern ict opleidingencentrum
-E-learning portal voor het onderwijs
-Projectmanagement en advies
-Inkoop ICT gerelateerde zaken (bij regio IT Aachen op hoog professioneel niveau en zeer grote schaal)
Overeenkomsten ISZF en Regio IT Aachen
Wat schaal betreft lopen ISZF en Regio IT Aachen ver uiteen. Toch zijn er diverse overeenkomsten, zoals:
-Gestandaardiseerde en geharmoniseerde infrastructuur en applicaties om, tegen aanvaardbare kosten, de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisaties te ondersteunen
-Er wordt geadviseerd over ICT Beleid
-Er wordt projectmanagement geleverd
-Er worden opleidingen en trainingen geboden. Het contact met de applicatiebeheerders en wat ISZF contractmanagers noemt, is frequent en intensief. Er wordt veel geïnvesteerd in de overdracht van kennis vanuit het ssc naar de collega’s in de deelnemende organisaties. Een eigen opleidingscentrum, bij Regio IT Aachen mét ict –ondersteuning / e-learning met behulp van MS Sharepoint, speelt daarin een voorname rol.
Ook zijn er verschillen. Die zitten er onder meer in:
-Printstraat: veel documenten, belastingaanslagen etc worden in de beveiligde omgeving van Regio IT Aachen geprint, gecouverteerd en verzonden.
-De ondersteuning van gemeentelijke organisaties in de meest ruime zin: gemeenten, hun al dan niet gezamenlijke diensten, de scholen en de samenwerking met het onderwijs/ universiteit in het algemeen, de energievoorziening, de musea en het openbaar vervoer, etc. Dat creëert schaalgrootte om de specifieke voorzieningen en investeringen te benutten, het voorkomt versnippering en zorgt o.a. voor gemiddeld lagere beheerkosten en een betere inkooppositie.
-E-learning en de overdracht van kennis neemt een prominente rol in de dienstverlening.
-Internetprovider en web hosting voor de regio; al het emailverkeer maakt gebruik van de firewall en de DMZ van de regio.
-Het applicatiebeheer. Aken beschikt o.a. over een SAP competence centre waar veel kennis en ervaring met het ERP-pakket SAP is geconcentreerd. Daardoor is het mogelijk om ook de bedrijfsprocessen van alle organisaties gelijk in te richten. De keuze voor SAP maakt discussies over andere toepassingen relatief overbodig en duur. Het creëert rust en duidelijkheid. Bovendien is Aken nu in staat om het applicatiebeheer voor de aangesloten organisaties uit te voeren. ISZF benadert dit met de stapsgewijze inrichting van overkoepelend applicatiebeheer. Als beleid hebben wij dat alle systeemontwikkeling wordt uitgevoerd door derden zoals Centric, BCT, Oracle en anderen. ISZF focused zich daarmee op advies, keuzes, implementatie en beheer.
Adviezen van IT Regio Aachen voor Shared service centra in het algemeen:
-Voorkom de dominantie van een of meerdere partners, dit kan contractueel worden geregeld. Aken heeft evenveel invloed als de andere gemeenten.
-Blijf transparant over hetgeen geleverd wordt (performance), over kosten, enzovoorts.
Adviezen van IT Regio Aachen aan ICT-Shared service centra als ISZF:
-Zorg voor voldoende kennisoverdracht op het snijvlak van ict en bedrijfsvoering van het ssc naar de deelnemers (immers de kennis en competenties in het ssc nemen maar toe, zijn groter).
-Streef harmonisatie en standaardisatie na en zorg er voor dat die ontwikkeling gedragen wordt en gestuurd wordt vanuit de bestuurlijke en ambtelijke top.?
-Zorg er in dat verband voor dat autonomie niet meer wordt beleefd als het kunnen maken van afwijkende keuzes in ict-ondersteuning en inrichting van bedrijfsprocessen. Draag uit dat je je op dat terrein als gemeente niet moet willen onderscheiden.
Met dank aan Almar Wimer Siebenga van het ISZF voor zijn concept-verslag.
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.