Interview met Piet de Kam

Eerst een algemene vraag: Voor welk probleem is de GBO de oplossing?

Burgers en bedrijven moeten in dit elektronische tijdperk éénduidig met de overheid kunnen communiceren. We ontwikkelen en beheren gemeenschappelijke infrastructurele voorzieningen die moeten bijdragen aan een betere dienstverlening van de overheid. De administratieve lasten worden bovendien beperkt omdat burgers en bedrijven niet meer telkens nieuwe overeenkomsten hoeven te sluiten met verschillende overheidsorganisaties. Wij zorgen er voor dat de individuele overheidsorganisaties met één gezicht naar buiten treden. Belangrijke producten op dit moment zijn de inmiddels bekende DigiD maar ook de Overheidstransactiepoort. De laatste betreft het generiek faciliteren van transacties tussen enerzijds burgers en bedrijven en anderzijds overheden.

De overheid is nooit één organisatie geweest, maar heeft altijd bestaan uit verschillende taakorganisaties en overheidsinstellingen. Organisaties als Belastingdienst, RDW en CBS communiceren rechtstreeks met bedrijfsleven. De GBO is nu de tussenlaag, één gemeenschappelijk frontoffice, één loket. De back-office-diversiteit wordt afgeschermd van burgers en bedrijven.

Het gaat dus primair om verbetering van de dienstverlening richting burgers en bedrijven?

Inderdaad. Maar ik ben er van overtuigd dat optimalisering van werkprocessen binnen de overheid wel een gevolg zal zijn. Maar in die fase is de GBO nog niet.

In welke fase is de GBO nu wel?

We zitten nog in de startfase, een ontwikkelingsfase, zeker nog niet een beheerste fase.

De GBO is een shared service-organisatie. Welke vormen zijn gekozen?

De GBO is een shared service organisatie dat shared service-produkten levert. Bij de keuze van de juridische vorm waren verschillende mogelijkheden. Besloten is de GBO een onderdeel te maken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en de GBO ontwikkelt zich richting een baten-lasten-dienst, een zelfstandige organisatie binnen het ministerie. De GBO had ook een stichting kunnen worden bijvoorbeeld. Omdat de diensten die geleverd worden, bedoeld zijn voor overheidsorganisaties, leek het goed de GBO ook een overheidsorganisatie te laten zijn, dan is er een duidelijke ministeriële verantwoordelijkheid. Als een bedrijf een statistiekoverzicht moet zenden aan het CBS behoudt het CBS zijn verantwoordelijkheid voor het proces en maakt in dat proces gebruik van produkten van de GBO.

De governance is geregeld door instelling van een programmaraad waarin de afnemers van onze diensten zitten. Dit lijkt op de vorm zoals bijvoorbeeld ook de gemeente Amsterdam die heeft gekozen. De programmaraad stuurt de inhoud aan en bepaalt dus welke diensten er worden geleverd. In die raad zitten dus onze grote afnemers zoals CWI, de Belastingdienst, de VNG voor de gemeenten, het Kadaster enzovoorts.

De eigenaarsrol van de shared service-organisatie ligt bij Binnenlandse Zaken: het ministerie heeft  verantwoordelijkheid voor personeel en organisatie.

Het is heel belangrijk dat de afnemers aan het stuur zitten. Als diensten niet gemeenschappelijk nodig zijn houdt het op. De programmaraad creëert ook het benodigde draagvlak binnen de afnemersgroep.

Doen alle overheidsorganisaties mee aan de GBO?

Alle organisaties die een publiekrechtelijke taak hebben mogen zich bij ons aansluiten, het is niet verplicht. Wij denken dat het voor alle organisaties aantrekkelijk is.

Vanuit gemeenten komt vaak de vraag: Stel dit nou verplicht.

Die visie delen wij niet, gemeenten hebben andere behoeften op andere momenten in de tijd. Verplichting past daar wat ons betreft dus niet bij. Wij leggen de nadruk op de kwaliteit van echt gemeenschappelijke produkten. Via DigiD doen veel gemeenten al mee, afhankelijk van de ontwikkeling van hun digitale dienstverlening. Als de basisregistraties er zijn zullen ze allemaal meedoen, dan bieden we services voor de ontsluiting daarvan.

Voor shared services hanteren wij de volgende definitie: Shared services zijn bij uitstek dienstverlenende organisatie-eenheden met resultaatverantwoordelijkheid, die opereren op basis van een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie en tegen een verrekenprijs. In hoeverre is de definitie op de GBO van toepassing?

Voor wat betreft de eerst drie onderdelen is de definitie van toepassing, nog niet voor de verrekenprijs. De verrekenprijs is op dit moment nog niet voldoende geregeld. Het is een goed punt, verrekening moet plaatsvinden. In deze eerste fase kiest het Rijk ervoor DigiD-voorzieningen gratis ter beschikking te stellen aan gemeenten en uitvoeringsorganisaties. Het beleid is nu dus om niet te verrekenen. Voor de lange termijn is verrekening wel uitgangspunt en de wijze waarop dat dan moet gebeuren wordt besproken. Ik ben het met de definitie eens dat dit noodzakelijk is voor de transparantie. De baten-lastendienst constructie vereist dit ook, we gaan het ook echt doen, maar het moet geen bureaucratisch monster worden.

U heeft de ontwikkeling van de GBO tot 1 juni geleid. Wat waren kritische succesfactoren bij de totstandkoming van de GBO?

Het gaat bij de GBO niet zoals vaak elders om samenvoeging van onderdelen van bestaande afdelingen. Het gaat om programma’s binnen ICTU die worden omgevormd naar een staande organisatie. In die zin waren de personele consequenties misschien ietsje gemakkelijker dan op andere plaatsen waar een shared service organisatie wordt ingericht. Wat mij betreft is de belangrijkste uitdaging geweest het anticiperen op het commitment tot samenwerking bij afnemers.

Overeenstemming krijgen tussen de deelnemende organisaties over prioriteitstelling: welke produkt moet nu eerst in gezamenlijkheid ontwikkeld worden? Een organisatie die per 1 januari een wet moet gaan uitvoeren en die zegt: ‘dit en dat heb ik nodig’,  die heeft snel de neiging om te zeggen ‘nou dat ga ik even zelf doen’. Wij willen graag kijken of de behoefte gemeenschappelijk is, daar ligt immers onze toegevoegde waarde. Tijd om dat behoorlijk af te wegen is er vaak niet, dat is een risicofactor voor de activiteiten van de GBO.

En hoe groot IS het commitment nu bij de programmaraadleden?

Het commitment IS er wel in zijn algemeenheid maar is wel contextafhankelijk. Je moet je dus keer op keer inleven in de posities van al die organisaties. Als je te laat of te vroeg met iets komt  dan kun je mistasten. Dat is echt jongleren.

Het is niet voor elk produkt vooraf zeker of men gezamenlijk wil optrekken.

Factoren die daarbij spelen zijn bijvoorbeeld urgentie, de druk die individuele taakorganisaties voelen, personele samenwerking die niet goed werkt, geen of onvoldoende betrokkenheid. Al dergelijke factoren spelen keer op keer. Samenwerking betekent meer kans op succes, dat moet je telkens weer aangeven.

Op dit moment is de startpositie goed, de wil tot samenwerking is zeker aangetroffen. Men ziet binnen de overheid in dat je van buiten naar binnen moet redeneren en dat meer samenwerken dan nodig is. De kansen om deze shared services tot een succes te maken zijn daarmee groot.