Niet alleen de shared services an sich betreden een nieuwe fase. Ook onze portal ‘Sharedservicesbijdeoverheid.nl’, slaat een nieuwe maar toch vertrouwde weg in. Inaxis en Gemnet geven op 1 september de fakkel over aan Henriëtte van den Heuvel, directeur van Koers Onderzoek en Advies. Onze redacteur sprak hierover met de oude en de nieuwe fakkeldrager.
Léon Sonnenschein: programmadirecteur bij Inaxis:
Waarom heeft Inaxis besloten om Sharedservicesbijdeoverheid.nl af te stoten?
In 2003 en 2004 kreeg InAxis veel aanvragen van gemeenten die ambtelijk krachten wilden bundelen, maar bestuurlijk onafhankelijk wilden blijven. In feite wilden ze intergemeentelijke shared services vormen. Ook bij grotere gemeenten en departementen was de vorming van shared services in volle gang. Om die prille ontwikkeling te faciliteren en het delen van kennis te bevorderen hebben InAxis en Gemnet in 2004 de Community of Practice ‘sharedservicesbijdeoverheid.nl’ opgericht.
Deze online community werd ondersteund met o.a. masterclasses in samenwerking met het ROI, conferenties, expertmeetings en publicaties en is uitgegroeid tot hèt online-informatiepunt op dit thema. De ontwikkeling van shared services gaat nu een nieuwe fase in, met vergaande voorbeelden als ten Boer-Groningen en de BEL-gemeenten. Er zijn inmiddels vele goede voorbeelden en leerervaringen van ‘Rakelingen’, die allemaal beschikbaar zijn op de site. Dat betekent dat InAxis, als innovatieprogramma, haar betrokkenheid gaat beëindigen. Daarbij speelt ook een rol dat InAxis per 1 januari 2009 ophoudt te bestaan.
Hoe nu verder?
Om de continuïteit van de community te waarborgen was het nodig een nieuwe partner te zoeken. Gemnet had al eerder aangegeven haar betrokkenheid te willen beëindigen, omdat het onderhouden van inhoudelijke portals niet meer binnen haar activiteiten past, maar wilde wel bij blijven dragen totdat een nieuwe samenwerkingspartner gevonden was. Zowel Binnenlandse Zaken als de VNG gaf aan dat het niet tot hun taken behoorden om dit soort informatieve portals te faciliteren. Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar een private partner die sharedservicesbijdeoverheid.nl in dezelfde geest voort wilde zetten als dat InAxis en Gemnet dat voor ogen hadden. Die partner hebben we gevonden in de persoon van Henriette van den Heuvel, directeur van Koers Onderzoek en Advies. Zij is tevens auteur van de InAxis-publicatie ‘Noodzaak, vertrouwen en tijd; een bestuurlijk perspectief op shared services’. Ook was zij al in de beginperiode van de community betrokken bij dit onderwerp.
Was het lastig om een geschikte overnamepartner te vinden?
Ja. Dat was best lastig. Binnen de overheid en de daaromheen zwermende organisaties is er eigenlijk niemand die deze vorm van kennisdeling op dit thema tot haar taken rekent. Er waren wel geïnteresseerden voor deelonderwerpen als ICT-shared services. Het is dan ook de bedoeling om de partijen die op deelonderwerpen zitten als partners bij de community te betrekken.
Hoe zijn jullie met Henriette van den Heuvel in aanraking gekomen?
Henriëtte was mijn voorganger als programmamanager bij InAxis en stond aan de basis van het onderwerp ‘shared services’ bij InAxis. Begin 2004 heeft zij afscheid genomen van InAxis om als zelfstandige verder te gaan. Toen wij op zoek waren naar een geschikte schrijver voor de het boekje ‘Noodzaak, vertrouwen en tijd; een bestuurlijk perspectief op shared services’, kwamen we bij haar terecht.
Wat was de belangrijkste reden om met haar in zee te gaan?
Henriëtte van den Heuvel wil de community in dezelfde geest voortzetten. Dus een openbare site met informatie die voor iedereen toegankelijk is, zonder dat daar direct een commerciële component aan verbonden is. Om de site financieel zelfstandig te maken is het best mogelijk dat er advertenties op de site komen of dat partners een bijdrage zullen leveren. De informatie van cases echter, blijft openbaar én gratis.
In hoeverre zal Inaxis zich nog bezig houden met de community?
Het komende half jaar zullen wij zeker nog intensief betrokken zijn bij sharedservicesbijdeoverheid.nl. We merken dat het onderwerp, na de eerste golf in de jaren 2003/2004 weer meer in de belangstelling staat. In september organiseren we bijeenkomsten voor bestuurders in Fryslân, de Hoeksche Waard en de Kempen naar aanleiding van de publicatie. In november staat een conferentie op de agenda over shared services en ketens en hoe die twee ontwikkelingen op elkaar ingrijpen. Maar op 31 december sluit InAxis definitief de deuren. Daarna gaat Sharedservicesbijdeoverheid.nl op eigen kracht verder, hopelijk in samenwerking met een actief netwerk van kennispartners.
Henriëtte van den Heuvel, directeur van Koers Onderzoek en Advies:
Wat is uw achtergrond m.b.t. Shared Services?
Bij de start van InAxis was ik verantwoordelijk voor de experimenten. Het eerste jaar dat subsidie kon worden aangevraagd kwamen er veel aanvragen voor shared services experimenten. Dat vonden we een goede ontwikkeling: gemeenten die zelf op zoek waren naar schaalvoordelen. Ook omdat shared services gunstige neveneffecten kunnen hebben. Het is noodzakelijk om je doelen helder te formuleren, na te denken over opdrachtgeverschap etc.
Kunt u iets vertellen over uw huidige bedrijf en de plaats die Shared Services daarbij in zal gaan nemen?
Sinds 4 jaar ben ik werkzaam als zelfstandig ondernemer. Ik werk voornamelijk voor overheden en non-profitinstellingen, veelal op het terrein van strategie en sturingsvragen; waar staan wij voor, wat zijn de ontwikkelingen, welk pad kiezen wij, en hoe zorgen we dat we onze doelen realiseren? Het gaat meestal om organisaties die in de sociale hoek zitten: onderwijs, welzijn, zorg. Bij shared services zijn deze strategie en sturingsvragen ook cruciaal.
Vanaf vorig jaar ben ik me weer bezig gaan houden met shared services. InAxis vroeg me om een boekje te schrijven over shared services, over wat in de afgelopen jaren is geleerd. We hebben besloten om een publicatie te maken voor de beslissers, de bestuurders. Hiervoor heb ik een aantal burgemeesters geïnterviewd die ervaring hebben met shared services. De kernvragen waren: Wat maakt een shared service tot een succes? Wat zijn de grootste obstakels? Het resultaat hiervan was het boekje ‘Noodzaak, vertrouwen en tijd’ dat onlangs is uitgekomen. In september zijn er een aantal bijeenkomsten in het land met geïnteresseerde burgemeesters en wethouders waarin deze thema’s verder zullen worden uitgediept.
Wat maakte de overname van de community voor u zo interessant?
Ik vind het onderwerp interessant en zie op termijn ook groeimogelijkheden. Hoewel de community zich nu met name richt op gemeenten, zijn shared services net zo van belang voor andere organisaties binnen het publieke domein. Ook zie ik mogelijkheden om internationaal iets te gaan doen. Ook geeft het mij voldoening om mij als private partij in te zetten voor het publieke belang. Ik ben een groot voorstander van kennisdeling, zeker binnen het openbaar bestuur waar gewerkt wordt met belastinggeld. Waarom zou iedereen het wiel opnieuw uitvinden?
Wat zijn uw plannen m.b.t. de site?
De komende tijd ga ik de site verder actualiseren. Daarnaast richt ik mij op samenwerkingsverbanden met mensen uit het veld. Momenteel ben ik in gesprek met de vereniging van ICT directeuren om te kijken of zij een eigen plekje kunnen krijgen op de site. Zo’n samenwerkingsvorm zou ik graag met meerdere partijen uit het openbaar bestuur aangaan. Ik laat me hierbij inspireren door de aanpak van Anja van der Aa met het kennisplatform Ketens en Netwerken. Het werken in allianties vind ik een goede formule.
Naast de site wil ik ook bijeenkomsten organiseren. Naast de bijeenkomsten in september met bestuurders ben ik met InAxis bezig met een bredere bijeenkomst in november, mogelijk samen met Egem en de Vereniging van ICT-directeuren. Ik ben ervan overtuigd dat kennisplatforms alleen goed werken als je naast het virtuele platform ook gelegenheid biedt tot ontmoetingen waar mensen direct met elkaar van gedachten kunnen wisselen.
Wat kunnen de leden van de community de komende jaren verwachten?
Het belangrijkste is dat de leden op de site en de bijeenkomsten gelijkgestemden kunnen treffen waar ze wat van kunnen leren, en die zij iets kunnen leren. Op deze wijze kunnen we met elkaar zorgen dat als gemeenten of andere organisaties in het publieke domein aan de slag gaan met shared services dit zo goed mogelijk kunnen doen.
Wat ik zelf het allerbelangrijkst vind is dat de gemeenten goed voor ogen houden wat het uiteindelijke doel is, namelijk het goed uitvoeren van hun publieke taak. De manier waarop ze dit doen is strikt genomen van ondergeschikt belang. Een van de zaken waar ik dan ook veel aandacht aan wil besteden op de site – naast alle praktische zaken (financieel, juridisch, organisatorisch) – is hoe je een shared service zo inricht dat je als gemeente, of preciezer gemeenteraad, je zeggenschap houdt.
Tenslotte wil ik iedereen vragen om als er vragen of suggesties zijn contact op te nemen. Zodat zowel de site als de bijeenkomsten die we gaan organiseren maximaal tegemoet komen aan wensen van al diegenen die in het land bezig zijn met shared services.
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.