Nieuwsbrief januari 2012

Uit Den Haag

Binnen het Rijk wordt in het kader van de “compacte overheid” hard gewerkt aan het opzetten van interdepartementale (en liefst rijksbrede) shared services. Na de Werkmaatschappij (diverse eenheden), P-Direct (eHRM) en FMHaaglanden (Facilitair) zal op 1 januari 2012 de Shared Service Organisatie ICT van start gaan.

KING is druk bezig met de voorbereiding van het tweede KING-congres op 12 januari 2012. Het programma Slim Samenwerken van de VNG organiseert op 18 januari voor bestuurders en secretarissen een bustour langs succesvolle samenwerkingsverbanden zoals de BEL-combinatie en de Parkeerservice van de gemeente Amersfoort.

Presentaties werkconferentie shared services 2 november

In Apeldoorn hebben we dit jaar de derde landelijke shared services bijeenkomst georganiseerd, met tal van workshops en lezingen. Er waren 160 mensen vanuit de gemeenten, vooral managers van shared services of onderdelen daarvan.

Na een opening door de wethouder van Apeldoorn en een inleiding door de directeur bedrijfsvoering gaven prof. Hans Strikwerda en Hans Versnel ieder een lezing. Strikwerda sprak over de vraag hoe je als shared service centrum beter kunt presteren ook als het opdrachtgeverschap nog niet goed is ingericht. Versnel ging in op het belang dat de drijfveren van mensen passen bij wat van hen gevraagd wordt. Zeker bij shared services is het risico door de gereglementeerde manier van werken dat er een slechte fit is, en dat mensen gaan onderpresteren. Beide presentaties zijn te vinden op de site, waar ook de volgende workshopleiders hun bijdragen on line hebben gezet:

Frans Mulderij van de gemeente Apeldoorn verdedigt in de workshop over facilitair de stelling dat de huisvesting van medewerkers anders kan en anders moet. Hij brengt de huisvesting in verband met het nieuwe werken.Jan-Henk Janssen uit Arnhem is bij de workshop Financiën ingegaan op de omslag van een dienstenmodel en een directiemodel en de kansen die dit biedt voor sturing en control. Vincent van den Berg, kwartiermaker van resp. de Drechtsteden en Servicepunt71 ging in op de vraag hoe je een gedragen SSC krijgt.

Jan Willem Woolderink uit Hilversum en Rinko Huisman van KING spraken over Informatiemanagement in de gemeente Hilversum, vanuit de gedachte dat het doel de middelen heiligt (en niet andersom). Joost Broumels heeft vanuit KING verteld over het initiatief van de basisgemeenten.

John Lander van de gemeente Delft heeft met John Weijgertse van de gemeente Rijswijk en Hakima Lamchachti van het College voor Arbeidszaken van de VNG een discussie gevoerd over intergemeentelijke samenwerking en HR. Jorien Jansen en haar collega’s uit Haarlemmermeer heeft gesproken over strategosche personeelsplanning. De prezi presentatie over eHRM van Anja Bakker zoomt vooral in op cultuurverandering door digitalisering. De andere presentaties kunt u downloaden

Shared services gemeenten en provincie

Mede door de bezuinigingsdruk in het afgelopen jaar is zowel op gemeente als rijksniveau sprake van een toename van shared services. Bijzonder zijn de op handen zijnde shared services tussen gemeenten en provincie. Naast Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel willen ook in Zuid Limburg de gemeenten Maastricht, Heerlen en Sittart-Geleen en de provincie Limburg de bedrijfsvoeringtaken onderbrengen in een shared service. In deze Nieuwsbrief een interview met John Tijhaar, manager bedrijfsvoering van de gemeente Zwolle.

Interview met John Tijhaar
Manager bedrijfsvoering, gemeente Zwolle

“De overheid is niet zo goed in het maken van de slag van denken naar doen op het terrein van samenwerking. Het gaat bij samenwerking om een gedragsverandering, het gaat om samen werken. De bestuurlijke samenwerking in Zwolle Kampen Netwerkstad bestaat nu meer dan 10 jaar. Binnen deze culturele context ontstond de behoefte om niet alleen beleidsmatig met elkaar samen te werken maar ook organisatorisch. Het begon met de Provincie Overijssel en Zwolle die besloten om elkaars uitwijkfunctie te zijn voor de ICT. We zijn verder gaan praten om te kijken of de stap niet kunnen zetten naar een gemeenschappelijke ICT organisatie. Door het vergroten van de schaal kunnen we kosten en kennisvoordelen realiseren. We hebben het dan binnen de drie deelnemende organisaties over ongeveer 2000 fte (Zwolle, Provincie en Kampen). We gaan er vanuit dat de investeringen die we zullen doen zich na 3 jaar gaan terugverdienen. Naast ICT onderzoeken we ook de samenwerking op het gebied van inkoop en salarisadministratie. De uiteindelijke ambitie is een shared servicecentrum Bedrijfsvoering. De reden dat we zijn gestart met ICT is dat we daar een te kleine schaalgrootte constateren en onze klant een betere performance nodig heeft.”

Hoe zit het met het draagvlak? Een kwestie van goed werkgeverschap
“We hebben van de zomer een grote bijeenkomst georganiseerd met alle medewerkers ICT, HR en Inkoop. De stemming onder de medewerkers is redelijk positief. Dit geldt ook voor het bestuur en het management. De meeste zorg is er bij de ondernemeningsraad in verband met personele consequenties. En de interne diensten, de klanten, ja, die zijn natuurlijk alleen maar geinteresseerd in dat het goed blijft gaan.
Het bouwen van een SSC vergt veel tijd, daar moet je rekening mee houden. Mensen komen vanuit een bepaalde groep, en komen dan samen met anderen in een nieuwe samenstelling, het kost dan tijd voordat iedereen wee aan de nieuwe situatie is gewend. Het is ook een cultuurverandering, en culturen veranderen langzaam. Uiteindelijk gaat het ook over goed werkgeverschap. De gemeente Zwolle wil dat de de medewerkers een goed personeelsmanagement ervaren.

Vakmanschap
Vertrouwen
Verbinding
Verantwoordelijkheid

Ook de Provincie en de Gemeente Kampen beschikken over het certificaat. Wat dat betreft passen de culturen al bij elkaar.”

Is het extra complex dat de samenwerking interbestuurlijk is?
”Nee, eigenlijk niet. Het gaat om bedrijfsvoering. Cruciaal is wat mij betreft de fysieke nabijheid. Of het ingewikkeld wordt gaan we pas merken bij de invoering, dan lopen we tegen de verschillen aan in de werkprocessen. Ook komt dan de discussie over de vraag wat je als organisatie zelf blijft doen en wat over gaat naar het SSC. Dit vraagstuk is echter niet anders bij intergemeentelijke samenwerking. Hoewel we er nog over in gesprek zijn, zal ook de juridische vorm naar alle waarschijnlijkheid dezelfde zijn, namelijk een WGR”

Wat maakt dat deze samenwerking een succes kan zijn?
“Allereerst het eerdergenoemde bestaan van een langdurige bestuurlijke samenwerking. We kennen elkaar, en we liggen dicht bij elkaar in de buurt. Wat verder een rol speelt is dat Zwolle, maar ook de Provincie al enige tijd werkt met een SSC. Dit betekent dat de diensten al gewend zijn aan het feit dat de bedrijfsvoeringstaken centraal zijn belegd, en dat er een al meer volwassen opdrachtgever-opdrachtnemer relatie tot stand is gebracht. Het zetten van een stap naar opschaling is dan ook minder groot.
Waar we binnen Zwolle hard aan gewerkt hebben is het versterken van de interne dienstverlening. Net zoals Zwolle als gemeente gericht moet zijn op de externe klanten moeten we vanuit de bedrijfsvoering gericht zijn op de interne klanten. Immers, als wij hen goed toerusten kunnen zij hun werk beter doen. Naar analogie van de één loketgedachte voor de burgers wordt ook intern gewerkt met één servicedesk voor alle bedrijfsvoeringsondersteuning binnen de gemeente. Zodat je bijvoorbeeld bij het aanstellen van een nieuwe medewerker alles in één keer kan regelen.
Het verder opschalen past ook bij de strategie van Zwolle om meer regie te voeren en een gemeente te zijn met een compacte organisatie; we willen het werk beter doen met minder mensen, tegen lagere kosten. En we zoeken naar manieren om dit te realiseren. Eén van de manieren zijn de shared services waar we nu mee bezig zijn“