Nieuwsbrief mei 2011

Shared services vanuit Den Haag
De VNG is deze maand gestart met het project Slim Samenwerken. Aanleiding is dat gemeenten hebben aangegeven meer ondersteuning te willen bij het opzetten van samenwerking. Eén van de aandachtspunten zal ook het samenwerken in de vorm van shared services zijn. Op de site worden praktijkvoorbeelden verzameld en stappenplannen en modellen voor samenwerking. Hiernaast zullen ook bijeenkomsten worden georganiseerd. De VNG werkt hierin samen met KING, die zich in het bijzonder richt op ICT-samenwerking.

Ook het Platform Intergemeentelijke Samenwerking, geïnitieerd door het Ministerie van BZK organiseert regelmatig kennisdeelbijeenkomsten over samenwerking, zoals 1 april in Den Haag. Op deze bijeenkomst zijn drie praktijkvoorbeelden bekroond met een oorkonde.

Shared services in Rotterdam
Rotterdam heeft sinds 2004 de Servicedienst Rotterdam, die de gemeentelijke diensten en deelgemeenten, het bestuur van Rotterdam en externe organisaties ondersteunt in het dagelijks werk. Binnen de Servicedienst zijn er business units voor de verschillende PIJOFACH functies, waarvan een aantal in de vorm van een Shared Service Centre (SSC. In SSC’s zijn kennis en uitvoerende taken gebundeld op het gebied van facilitaire zaken, inkoop, ICT, financiën en personeels- en salarisadministratie. Rob Boeren was tot 1 april verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de Servicedienst. In deze nieuwsbrief een interview met een bevlogen en vernieuwend denker.

Binnen de gemeente Rotterdam geldt dat alle bedrijfsvoering binnen de gemeente ondergebracht is of wordt binnen de Servicedienst Rotterdam. Uitgangspunt is dat alle bedrijfsvoering centraal wordt uitgevoerd, tenzij er inhoudelijke redenen zijn om hiervan af te wijken. In de uitvoering binnen de Servicedienst geldt dat er gekozen wordt voor “standaardisatie, tenzij”. Ingewikkeld is natuurlijk hoe te bepalen wat geldt als een valide argument om het ‘tenzij’ te honoreren. Dit omdat hiermee het doorontwikkelen vergemakkelijkt wordt doordat er gewerkt wordt met standaarden, en omdat hierdoor het meeste kostenvoordeel kan worden behaald.

De kaders voor het werken worden gesteld door de concerndirectie. Door vraagregulatie vanuit de verschillende clusters binnen de organisatie (de vroegere directies) wordt bepaald wat de servicedienst binnen de gestelde kaders doet. Wil een cluster een uitzondering op de regel dan ligt hiervoor de bewijslast bij de vragende partij: deze moet aantonen dat de eisen zodanig verschillen van anderen dat een andere oplossing gerechtvaardigd is.

Op dit moment wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van de Servicedienst. Er is ontevredenheid ontstaan over ondermeer de wijze van omgaan met elkaar in een klant-leverancier relatie en het intern factureren. Om deze reden worden een aantal veranderingen doorgevoerd in de financiering. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen

1. Overhead (op basis van arbeidsplaatsen);
2. Generieke dienstverlening (op basis van ondermeer m2)
3. Een pluspakket (op basis van de specifieke wensen vanuit de clusters).

Tegelijkertijd wordt gewerkt aan verdergaande harmonisatie binnen de gehele gemeente en standaardisatie. Nu is bijvoorbeeld bij 75% van de deelnemers de kantoorautomatisering, gelijk en wordt gewerkt aan de laatste 25%. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan applicatiestandaardisatie en de reductie van he totaal aantal applicaties.

Over het belang van kennisdelen

Rob Boeren is een van de drijvende krachten achter het kennisdelen binnen Rotterdam. Jaarlijks wordt binnen Rotterdam de CSI-dag georganiseerd voor rond de 400 medewerkers van de gemeente en de servicedienst om met en van elkaar te leren. Ook is Rotterdam in 2009 gestart met het kennisdelen met andere grote gemeenten in een werkconferentie, en heeft Rotterdam geïnvesteerd in een kennisbank als onderdeel van de site van het Platform Shared Services bij de Overheid om te zorgen dat er meer informatie gedeeld kan worden tussen de gemeenten. In de Nieuwsbrief van mei wordt verder ingegaan op het kennisdelen.

Robs visie op innovatie

“Met ICT groei je toe van een eilandenrijk naar een standaard. Deze ontwikkeling gaat gepaard met een manier van denken over beheer en beheersbaarheid, gebaseerd op oude technologie. Vanuit de servicedienst is men geneigd voor te schrijven over welke gadgets de personeelsleden wel en niet mogen beschikken. Tegelijkertijd zie je dat de werknemer, net zoals in zijn privé-leven, ook op het werk eigen keuzes wil maken, en zorg wil dragen voor de aanschaf van eigen spullen.

Bij data-opslag zie je ook zo’n tegenstelling tussen een beheersmatige aanpak van waaruit verteld wordt wat de mensen mogen, en aan de andere kant de werknemer die niet geïnteresseerd is in waar het wordt bewaard, als het maar wordt bewaard, ergens in de cloud. Het idee van maximale hoeveelheden opslagcapaciteit is achterhaald, maar wel iets waarmee binnen gemeenten, en ook andere organisaties, wordt gewerkt.

Werknemers willen hun eigen productie-omgeving graag zelf inrichten, mensen willen abonnementen afsluiten met gratis hardware. Waarom zou je mensen geen persoonsgebonden budget geven? Dit vergt alleen dat het gemeentelijk netwerk goed wordt beveiligd, en dat het zo wordt ingericht dat je de verschillende producten kan koppelen.

De moderne medewerker maakt gebruik van sociale media, zowel privé als voor het werk. Dat geldt ook voor de burgers. Sociale media als yammer, twitter en linkedin zullen steeds meer geïntegreerd worden in de gewone werkprocessen. Ook op HR terrein is het handig in te spelen op wat de werknemers zelf kunnen doen: een self service programma speelt hierop in.

Een aardig voorbeeld is het uitrusten van alle buitenpersoneel van de gemeente Rotterdam met een I-phone met een goede applicatie om locaties vast te stellen, zodat de medewerkers in de stad als ze iets zien wat relevant is voor de gemeente dit kunnen fotograferen en opsturen. Dat kan gaan over dagelijkse ergernissen als gevaarlijk liggende stoeptegels en zwerfvuil. Deze werknemers kunnen functioneren als de ogen en oren van de gemeente in de stad. Op het moment zijn we ook bezig met een pilot meldingssysteem buitenruimten.

Het wordt tijd dat we hierop inspelen als gemeente. We zullen wel moeten als we een aantrekkelijke werkgever willen zijn.

Om in te spelen op de behoeften vanuit de stad is het ook nodig om te zorgen voor meer flexibiliteit. Bijvoorbeeld door te kiezen voor een diversiteit aan kanalen langs welke burgers en bedrijven ons kunnen bereiken: digitaal, bellen, fysiek.

De manier waarop we deze nieuwe manier van werken stimuleren is door het uitvoeren van pilots. En het uitdragen van de boodschap dat klassieke beheersbaarheid een illusie is.

Dit alles vergt veel van de ICT-infrastructuur van de gemeente: er zal moeten worden gestandaardiseerd om verdergaande flexibiliteit mogelijk te maken!

En het vergt een omslag in het denken: firewalls voor documenten die via een WOB-verzoek opvraagbaar zijn: waar zijn we mee bezig?

Het is tijd voor een perspectiefwisseling! We hebben meer creatieve mensen nodig binnen de overheid, professionals, die ook een andere sturing behoeven. En dat is ook zeker nodig binnen de Servicedienst. Steeds meer taken worden hierin ondergebracht. Wij hebben een servicedienst nodig die dienstverlenend is en inspeelt op de vragen vanuit het primaire proces.”

De coöperatie

Onlangs sprak op een bijeenkomst van het Adviesteam Intergemeentelijke Samenwerking van BZK Prof. Dr. Ruud Galle over de coöperatie. Het door de wet voorgeschreven doel van de coöperatie sluit dermate goed aan bij intergemeentelijke samenwerking dat onmiddellijk de vraag werd opgeworpen of dit een goed alternatief zou kunnen zijn voor een Gemeenschappelijke Regeling, de vorm die nu het meest wordt gekozen.

Behoefte aan een overzicht

Meerdere van de aanwezigen op deze bijeenkomst gaven aan een overzicht te willen hebben van de voor en nadelen van de verschillende rechtsvormen, zowel publiekrechtelijk als privaatrechtelijk. Deze wens werd ook onlangs geuit op de KING-bijeenkomst over intergemeentelijke ICT-samenwerking van 29 maart jl. Ook hier bleken gemeenten zoekende naar de beste juridische vorm, waarbij verschillende “functionele eisen” werden geformuleerd, zoals het behoud van zeggenschap van het bestuur maar wel met gepaste afstand van de bedrijfsvoering, een gunstig BTW en aanbestedingsregime, soepele toetreding en uittredingsbepalingen et cetera. Uit de interviews die Marly Kiewik (Deloitte) en Henriette van den Heuvel (Platform Shared services bij de overheid) nu aan het houden zijn met gemeentesecretarissen ten behoeve van een publicatie over sturen op samenwerking (die zal verschijnen in de reeks van het Platform Intergemeentelijke Samenwerking van BZK) blijkt bovendien dat veel gemeenten zich deze vraag stellen en – vermoedelijk zeer vergelijkbare- rapporten laten opstellen.

Crowdsourcing met Google Docs

In een van deze gesprekken ontstond het idee om de krachten te bundelen en te werken aan een overzicht dat door iedereen vrij te gebruiken is. Een eerste inventarisatie is gemaakt van mogelijke eisen en criteria vanuit gemeenten. De tweede stap is het inventariseren van de verschillende juridische vormen. Een eerste aanzet hiertoe is op papier gezet. Hierbij is gebruik gemaakt van een eerder initiatief van het Platform, dat heeft geresulteerd in een een on line test met als vraag “welk samenwerkingmodel past het best”?. Deze test richt zich meer op de vraag of het verstandig is een vaste of lichtere verbintenis aan te gaan, afhankelijk van de urgentie en bereidheid om samen te werken.

Het maken van een overzicht van de voor- en nadelen van de juridische vormen kan worden gezien als een verdiepingsslag. Meegewerkt wordt in ieder geval door Hugo van Driel (gemeente Enkhuizen), Almar Wimer Siebenga (ISZF), Vincent van den Berg (Servicepunt 71), Bart Geerdink en Wout Barentsen (KING), Marly Kiewik (Deloitte) en Henriëtte van den Heuvel (Platform Shared Services bij de Overheid). Prof. Dr. Hans Strikwerda is bereid gevonden een kwaliteitscheck te doen op de teksten die we gaan produceren.

Wie schrijft er verder mee?
Meld u aan via info@sharedservicesbijdeoverheid.nl
of ga rechtstreeks naar het document.