Nieuwsbrief oktober 2011

Shared services vanuit Den Haag

Er is een vanuit BZK, IPO, VNG en UvW een team gestart met het identificeren van kansrijke interbestuurlijke shared services n.a.v. de bestuursafspraken eerder dit jaar. Er wordt onderzocht wat er in bedrijfsvoering en uitvoering al gemeenschappelijk wordt gedaan, en wat voorbeelden zijn om verder te stimuleren, repliceren of meer in het algemeen van te leren. Bent u of kent u een interbestuurlijk samenwerkingsverband, buiten de belastingen (want dat is inmiddels in kaart gebracht), meldt u dan aan bij Farida Polsbroek, projectleider vanuit het Ministerie van BZK.

Op 5 oktober was de derde Markt van Vraag en Antwoord in Capelle aan de IJssel. Centraal stond het sturen op intergemeentelijke samenwerking op tal van terreinen, variërend van bedrijfsvoeringstaken tot de nieuwe decentralisaties zoals Jeugd en de AWBZ. Een verslag vindt u op de site.

Op de markt werd een nieuwe publicatie gepresenteerd van het Platform intergemeentelijke samenwerking: “Samenwerking in Beweging”, een co-productie van Deloitte, BZK, VNG en het Platform Shared Services bij de Overheid PSSO. In deze publicatie staan 18 gemeenten centraal. Marly Kiewik, Martin Eikenboom (Deloitte) en Henriëtte van den Heuvel (Platform SSO) hebben gemeentesecretarissen en burgemeesters geïnterviewd over hun visie op en aanpak van intergemeentelijke samenwerking. Wat vooral opvalt is dat -in vergelijking met een aantal jaren terug- vaste patronen ontstaan van preferenties: preferente partners, preferente vormen en preferente combinaties, mede afhankelijk van nabijheid en grootte. In deze publicatie ook aandacht voor welke taken nu feitelijk zelf worden uitgevoerd, uitbesteed en wat gezamenlijk wordt uitgevoerd in gemeenschappelijke diensten of shared services. De publicatie is te downloaden op het platform shared services.

Het project Slim Samenwerken van de VNG richt zich ook op het stimuleren van shared services. Naast de handreikingen van KING op het terrein van ICT-shared services, zijn er nu ook handreikingen gemaakt voor Personeels- en Financiën SSC’s. Op de activiteitenkalender van de VNG vindt u een overzicht van de activiteiten rond intergemeentelijke samenwerking in de komende maanden. Met het afscheid van de programmadirectie Krachtig Bestuur van BZK is het trekkerschap van het Platform Intergemeentelijke Samenwerking overgegaan naar de VNG.

Interview met Karen van Elk
directeur Dienst Bestuur gemeente Hilversum

Karen van Elk is directeur van de Dienst Bestuur van de gemeente Hilversum, verantwoordelijk voor alle intern faciliterende functies. Zij maakt deel uit van het platform directeuren bedrijfsvoering/SSC’s en zal dan ook deelnemen aan de werkconferentie in Apeldoorn, waar zij met de andere gemeenten onder andere in gesprek wil gaan over de wijze waarop zij de bezuinigingsopgaven proberen te realiseren.Binnen Hilversum moet het aantal formatieplaatsen de komende jaren met ongeveer 13% verminderen. Dit zal gebeuren door drie typen maatregelen: 1. Vergroting van de efficiency, 2. Reductie van taken en Servicevermindering en 3. andere rolneming.

Deze thema’s spelen uiteraard ook binnen haar dienst . De efficiencyslag wordt ondermeer gemaakt door verdergaande digitalisering van de bedrijfsprocessen. Voor haar dienst speelt zowel het digitaliseren van eigen intern faciliterende processen (bijvoorbeeld de in- en uitgaande facturering) als het ondersteunen van de digitalisering van processen van de andere diensten (bijvoorbeeld de dienstverlening). Het uitgangspunt is dat er nu wordt geïnvesteerd, wat op termijn leidt tot bezuinigingen. Om dit werkelijk te realiseren moeten processen niet alleen gedigitaliseerd, maar ook geoptimaliseerd worden.

Kunnen we reduceren in onze taken en de service verminderen zijn daarnaast vragen die zowel binnen het primair proces worden gesteld als ook binnen de bedrijfsvoering. Deze discussie moet de komende periode gevoerd worden. Hierbij is onvermijdelijk dat de andere diensten ook ‘last’ gaan krijgen van deze vermindering in formatie, omdat er taken minder- of niet meer gedaan zullen worden. .

Uitgangspunt binnen Hilversum is “We gaan het doen met minder FTE’s én we gaan hoogwaardiger presteren”. Bijvoorbeeld op het terrein van P&O worden verschillende administratieve taken samen genomen (samen met financiën, belastingen en sociale zaken ) in een “administratiehuis”. Hiernaast wordt vanuit HR een meer zware adviesrol verwacht: minder instrumenteel en meer gericht op ondermeer het coachen van leidinggevenden. Belangrijk onderwerp is het professioneler omgaan met niet goed functionerend personeel, en het versterken van het leiderschap in het MD traject voor alle leidinggevenden. Standaardisering van de processen in combinatie met een verzwaring van de adviesrol betekent dat er meer gevraagd wordt van o.a. adviseurs.

Waar mogelijk moet dit bereikt worden via scholing en opleiding – er wordt door het bestuur behoorlijk geïnvesteerd in opleidingen – en waar dat echt niet kan door verandering van het personeelsbestand.

Opdrachtnemerschap

Binnen de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering wordt gewerkt aan het versterken van het opdrachtnemerschap. Van de medewerkers wordt gevraagd om aan hun opdrachtgevers vanuit de diensten expliciet een aantal vragen te stellen die normaal gesproken vaak (te) impliciet blijven. In de eerste plaats om helder te krijgen wat de rolverdeling is, en wat de specifieke verantwoordelijkheden en verwachtingen zijn van opdrachtgever en opdrachtnemer. Een belangrijke, en soms ook lastige vraag om te stellen is “Wat is mijn toegevoegde waarde aan het primaire proces?” Voor sommige taken, zoals de juridische dienstverlening blijkt deze vraag gemakkelijker te beantwoorden dan bij bijvoorbeeld communicatie. Mede om te zorgen voor een goede management van verwachtingen is het ook bij deze wat moeilijker te kwantificeren werkzaamheden van belang deze vraag te stellen.

Personele consequenties

Binnen P&O speelt op dit moment tegelijkertijd een aantal vraagstukken: de noodzakelijke inkrimping als gevolg van de bezuinigingen, de vergrijzing van het personeelsbestand, het moeilijk binnen kunnen halen van jongeren, de veranderingen van de arbeidsmarkt en op langere termijn tekorten aan goed personeel. Wil je als gemeente op termijn niet in de problemen geraken is het dan ook nodig om bij inkrimping rekening te houden met wat op lange termijn gewenst is. Binnen Hilversum is dan ook gekozen voor “geschiktheid” als eerste criterium om op een functie terecht te komen. In de praktijk blijkt dit echter moeilijk toe te passen omdat het al dan niet geschikt zijn in veel gevallen moeilijk hard gemaakt kan worden. Een tweede criterium is dat in de nieuwe situatie de verhouding tussen ouderen en jongeren gelijk moet blijven. Er is al sprake van een vergrijsd personeelsbestand en Hilversum wil voorkomen dat de scheve verdeling nog wordt versterkt. Hiermee kiest Hilversum dus voor afspiegeling naar leeftijd boven anciënniteit. De zorg die Hilversum, net als andere gemeenten heeft is, ben ik straks aantrekkelijk, krijg ik de goede mensen binnen? Dit is immers de conditio sine qua non voor een goed functionerende overheid

2 November Werkconferentie bedrijfsvoering & shared services in Apeldoorn

Op 2 november is er een werkconferentie in Apeldoorn, in één van mooiste gemeentehuizen van het land. Ook in Apeldoorn is men al langere tijd bezig met centralisatie en opschaling, naast het versterken van Kwaliteit en het verminderen van Kosten en Kwetsbaarheid geldt een vierde K: de wens om Klein te zijn. Uitgangspunt is: doe wat je moet doen, en besteed de rest uit.
Het komende jaar wordt hier verder aan gewerkt door transformatie van een diensten- naar een directiemodel.

Na het welkom door wethouder Paul Blokhuis van Apeldoorn zal Jan de Kleuver, directeur Middelen, vertellen over de consequenties hiervan voor de bedrijfsvoering. Na twee lezingen door Hans Strikwerda en Hans Versnel over het thema “Hoe krijg je een efficiënte organisatie binnen een politiek-bestuurlijke context?” zijn er workshops voor managers vanuit de verschillende terreinen van de bedrijfsvoering.

Deze conferentie is in de eerste plaats voor hen bedoeld om kennis en ervaringen uit te wisselen, en om te netwerken. Er zijn dan ook aparte sessies voor algemeen management bedrijfsvoering, en het management HR, Financiën, Facilitair en ICT. In alle sessies is er ook aandacht voor de bezuinigingsopgaven en de consequenties daarvan voor de verschillende terreinen.

Aan deze bijeenkomst wordt meegewerkt door de directeuren van de SSCs/directies Bedrijfsvoering van Amersfoort, Apeldoorn, Arnhem, Breda, Den Haag, Deventer, Drechtsteden, Groningen, Hilversum, Nijmegen, Rotterdam, Servicepunt71, Twentse regio, Utrecht, Zaanstad, en Zwolle.
De organisatie is in handen het Platform Directeuren SSC, het Platform Shared Services bij de Overheid en de directie van de Benchmark shared services.
Bent u werkzaam bij de overheid, dan zijn er geen kosten verbonden aan deelname. Bent u geïnteresseerd dan kunt zich aanmelden.