Nieuwsbrief oktober 2012

4e Werkconferentie Modernisering Bedrijfsvoering
Shared Services en andere vormen van samenwerking

Woensdag 7 November 2012
10.00 – 17.00
in Almere

Met Engbert Breuker, Hans Strikwerda, en workshops van vele directeuren shared services/bedrijfsvoering, waaronder: Gerard Stoop (Drechtsteden), Karen van Elk (Hilversum), Marjon Nooter (Utrecht), Annemarie Roggeveen (Zaanstad), René Burgler (Almere), Antje Dekker (Emmen), Erik Ossel (Servicepunt71), Trudy Vos ( Regio Twente), Mariell Visbeen (Haarlemmermeer) en Erwin Ormel (Amersfoort).

Voorlopige lijst met onderwerpen: versterking van de interne dienstverlening, governance vraagstukken, bekostigingssystematiek, interbestuurlijke samenwerking, ontvlechting, doorontwikkeling van shared services, lichte sturing via P&C, gastheerschap en samenwerking.

Bent u werkzaam bij de overheid dan zijn er geen kosten verbonden aan deelname aan de conferentie, Bent u geïnteresseerd dan kunt u zich aanmelden.

Inkoop shared services

Inkoop is een terrein waarop veel gemeenten samenwerken. Er zijn zeker 130 gemeenten die op enigerlei wijze de inkoop samendoen. Er zijn vijf specifieke inkoopbureaus: Inkoopbureau West Brabant, Inkoopbureau Zuid Oost Brabant, de Stichting Rijk, het Inkoopbureau Midden Nederland en het Inkoopbureau Noord Midden Limburg. Hiernaast zijn er ook bredere samenwerkingsverbanden van waaruit gezamenlijk wordt ingekocht zoals bijvoorbeeld Regio Rivierenland, en shared service organisaties als de Drechtsteden en Servicepunt 71.

In deze Nieuwsbrief een interview met Hugo ’t Hart, directeur van het Inkoopbureau West Brabant. In 2002 is het Inkoopbureau gestart, het eerste in Nederland, met 10 gemeenten. Inmiddels zijn 23 gemeenten aangesloten. Hugo ’t Hart is sinds 2004 de directeur.

Interview met Hugo ’t Hart
Directeur Inkoopbureau West Brabant

Wat was de aanleiding om te beginnen?
“Het inkoopbureau is in 2002 gestart door een groep kleinere en middelgrote gemeenten die wilden opschalen en ook hun zeggenschap wilden houden: zij hadden op dat moment voorkeur voor samenwerken met elkaar en niet met een van de grotere gemeenten in West Brabant. Belangrijkste argumenten waren kennisdelen, capaciteit gemeenschappelijk benutten en het goed borgen van kennis en ervaring. Inmiddels hebben we een sterke, professionele organisatie.”

Hoe ziet de organisatie er nu uit?
“In totaal zijn er 25 mensen in dienst bij het inkoopbureau. Zij werken verspreid over de deelnemende gemeenten. Zij zijn geen ambtenaar, maar wel trendvolger. Verder zijn we een Stichting met een AB en een DB. Binnen het DB is gekozen voor een vertegenwoordiging met regionale spreiding en met zowel ambtelijke als bestuurlijke vertegenwoordiging. Het DB komt vijf maal per jaar bijeen, het AB twee maal. Het coördinerend werk wordt door mij gedaan, samen met drie senioren.”

Wat doen jullie samen?
“Om te beginnen (regionale) gezamenlijke aanbestedingen: we hebben er op dit moment zo’n 65 lopen. Hierbij gaat het om aanbestedingen op verschillende terreinen, energie, zout, thuiszorg, van alles. In totaal begeleiden we jaarlijks tussen de 250-400 trajecten. Wat goed werkt is dat je de ervaring die je hebt opgedaan in de ene gemeente in kunt zetten als het vraagstuk elders speelt, zoals bijvoorbeeld bij het bouwen van een nieuw gemeentehuis of inkoop ICT. Naast het wekelijkse plenaire werkoverleg aan het einde van de donderdag, van vijf tot zeven, organiseren we ook minicongressen, trainingen en marktbijeenkomsten voor onze eigen mensen.”

Hoe organiseer je een gemeenschappelijke vraag?
“Allereerst geldt dat het aan de gemeenten is om bijvoorbeeld aan een gezamenlijk aanbestedingstraject mee te doen of niet. Wij geven advies. Het is dus aan de gemeenten zelf om te kiezen wat ze willen. Het wisselt dan ook per traject met hoeveel gemeenten het gebeurt. Bijvoorbeeld op het terrein van energie en gas doen we het voor 17 gemeenten, en met kantoorartikelen doen er 22 van de 23 mee. Maar op andere terreinen kan dat minder zijn.”

Wat levert het op?
“Financieel gezien hangt dat af van de begroting die je hebt gemaakt. Wat het oplevert is immers het verschil tussen wat je begroot en wat je feitelijk uitgeeft. Begroot je ruim dan zal het lijken of je veel bespaart. En echt vergelijken met hoe het zou zijn als je het alleen zou doen is lastig. De belangrijkste drijfveer moet niet het financieel gewin zijn maar de professionaliteit, het zorgen dat je goede kwaliteit krijgt voor een redelijke prijs. Door met meer mensen en gemeenten te zijn kunnen we ook beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen, op nieuwe wet- en regelgeving en kunnen we efficiënter en effectiever werken.”

Hoe gaat het verder?
“We kijken nu of we nog meer gaan samenwerken met de grotere gemeenten in West Brabant. Er zijn nu af en toe gelegenheidsconstructies. Ik kan me ook voorstellen dat ook samenwerkingsverbanden zich aansluiten, ISD’s, RUD’s, belastingkantoren bijvoorbeeld. Verder is het interessant wat er gaat gebeuren als de nieuwe aanbestedingswet van kracht wordt op 1 januari of 1 juli 2013. Deze wordt naar verwachting 23 oktober behandeld in de Eerste Kamer.”

Tenslotte, wat is het leuke van het inkoop- en aanbestedingswerk?
“De dynamiek! Ik heb lange tijd aan de andere kant van de tafel (de opdrachtnemers) gezeten. Het is interessant om nu aan deze kant (de opdrachtgevers) te zitten en te weten hoe de andere kant opereert. Wij nemen ook graag mensen aan met commerciële ervaring, dat helpt. Het is een vakgebied in ontwikkeling, waarvoor je goed moet kunnen luisteren, onderhandelen én samenwerken.”

PIANOO

Voor meer informatie kunt u ook terecht bij Pianoo, een organisatie die zich richt op het professionaliseren van het Inkopen en Aanbesteden door de overheid. Zij doen dit door het bundelen van kennis, het delen van kennis via website en bijeenkomsten en door de publicatie van handleidingen. Er zijn groepen actief in alle overheidslagen. Er komt binnen PIANOO steeds meer aandacht voor samenwerking in de inkoop en aanbesteding.