|
Kennis delen “Met veel plezier heb ik samen met René Burgler (gemeente Almere) de taak als voorzitter overgenomen van Willem van den Heuvel (gemeente Roosendaal) onder andere omdat ik geloof dat we beter kunnen presteren als we kennis, inzichten en ervaringen samen delen en daar mijn bijdrage aan wil leveren. Omdat we als gemeenten weliswaar verschillend zijn, maar qua opgaven en uitdagingen in de bedrijfsvoering toch vooral behoorlijk vergelijkbare vraagstukken hebben ,kunnen we van elkaar leren en daardoor elkaar versterken. Op de bijeenkomsten van ons netwerk brengen we vooral eigen casuïstiek in, waarbij we ingaan op de dilemma’s waar we voor staan en hoe daar op een slimme en effectieve wijze mee om te gaan. Ook komt er regelmatig een gastspreker van buiten het netwerk om bijvoorbeeld relevant (praktijk)onderzoek met ons te delen en van gedachten te wisselen hoe we daar als leden van het netwerk ons voordeel mee zouden kunnen doen. Het netwerk weet elkaar ook digitaal te vinden: er is een website en een LinkedIn-groep, gericht op uitwisseling, kennis delen en elkaar helpen. Hiernaast organiseert het netwerk de jaarlijkse werkconferentie, waar uiteenlopende gemeenten en –samenwerkingsverbanden elkaar ontmoeten, kennis delen en uitdagen in diverse workshops.”
Het thema van de werkconferentie van 2014: “Samen slimmer” Het thema van dit jaar gaat over het samen slimmer doen. Slimmer kan betekenen: goedkoper, met een betere kwaliteit, sneller, innovatiever, afhankelijk van het vraagstuk waar het over gaat. Naast meer strategische vraagstukken komen op de werkconferentie ook meer operationele onderwerpen aan de orde. De conferentie is dan ook gericht op alle managers, ook het middensegment en de adviseurs op het terrein van de bedrijfsvoering en SSC’s. Belangrijkste dilemma’s van dit moment “Ook de bedrijfsvoering moet bezuinigen, er zijn efficiency taakstellingen. Bezuinigingen realiseren we vooral door standaardisatie, door uniformeren en digitaliseren. |
Tegelijkertijd zien we dat de afnemers dienstverlening op maat willen, ‘couleur locale’. Zo zie je bij Servicepunt71 dat de professionaliteit en robuustheid die nodig is voor het grote geheel niet altijd passend is voor elke deelnemer.. Daar rolt bij wijze van spreken een tractor binnen, terwijl een handmaaier voldoende is. Naast professionaliseren ook de eenvoud erin houden. Op maat bedienen vraagt meer dialoog en dus meer tijd en dus kosten. Tegelijkertijd blijft dialoog met alle deelnemers aan een SSC van groot belang. Hoe hierin de juiste balans te vinden? Waar bij de ene deelnemer vooral sturen op kosten aan de orde is, is dat bij de ander vooral kwaliteitsverbetering en kwaliteitsbeleving. Hoe te zorgen dat beiden zich goed bediend voelen?. Standaardisatie en uniformering komt vaak vrij instrumenteel, “lean” over, terwijl kwaliteit en kwaliteitsbeleving van dienstverlening ook aan andere orde is. De ervaren kwaliteit zit voor een groot deel in de kwaliteit van de adviseur, is deze goed, vriendelijk en professioneel en toch ook zakelijk? De klant wil zich geholpen voelen. Je ziet langzaam aan een ontwikkeling naar twee typen ‘functies’ binnen de bedrijfsvoering: enerzijds naar een administratiekantoor (voor collectieve diensten) en anderzijds naar een adviesbureau (voor de meer individuele diensten). De digitalisering brengt ook een volgend dilemma mee. In het verlengde van het voorgaande: er is behoefte aan wat ik ‘warme zakelijkheid’ noem. Te veel afstand werkt niet, het is nodig om te blijven verbinden, nabijheid (tussen bedrijfsvoering en afnemers) te zoeken, zeker bij een extern shared service centrum. Kijk bijvoorbeeld naar het volledig digitale factuurproces, dat hebben we helemaal uitgelijnd, in vele stappen. En de klant zegt nu: kan het niet in drie stappen? We moeten oppassen dat we in de bedrijfsvoering niet doorschieten in het alles willen beheersen, het blijft voor een deel toch ook vooral ‘vertrouwen’. In dat verband is onlangs ook een interessant boek verschenen “Verdraaide organisaties”. Op zoek naar een goede balans tussen standaardisatie aan de ene kant en flexibiliteit en maatwerk aan de andere kant, terwijl tegelijkertijd toch ook de bezuinigingen gerealiseerd worden. Zorgen dat de collectie bedrijfsvoeringdoor de deelnemende gemeenten ervaren wordt als individuele bedrijfsvoering In het land zijn er vele trajecten gaande om met o.a. deze dilemma’s succesvol om te gaan. Het uitwisselen hiervan is nuttig en nodig omdat er vele best practices zijn die gehoord en gezien mogen worden, het netwerk ondersteunt dit! |
|
Programma “Samen slimmer!”
Workshops Op de website van de conferentie vindt u een volledig overzicht en kunt u zich aanmelden via de volgende link: https://sharedservicesbedrijfsvoering.pleio.nl/. Workshops worden onder andere gegeven door Nathalie van Berkel (Rotterdam) over een volgende fase in de organisatie van het SSC, Ray van Loon (afdelingsmanager Haarlem) over strategisch personeelsbeleid, Antje Dekker (Emmen) over klanttevredenheid, Jurriën Bromberger (Utrecht) en Arno van den Engel (Apeldoorn) over de inkoop samen slimmer doen, Terry van der steen (Directeur Servicecentrum Drechtsteden) en Eric Ossel (Directeur Servicepunt71) over standaardisatie en maatwerk, en met Annemarie Roggeveen (directeur Zaanstad) over flexwerken met een rondleiding door het bijzondere stadhuis van Zaanstad. Op de website staan alle workshops vermeld. |
|
In 2013 werd door de deelnemers aan de werkconferentie Tilburg uitgekozen als favoriet, met het project Kwaliteitsverbetering doe je samen! WOZ-waardebepaling; ‘Burger telt mee! Dit jaar is het thema “Hoe doen we het (samen) slimmer?” U kunt zich met een project aanmelden tot 1 november 2014. Op de conferentiewebsite vindt u een aanmeldformulier en nadere informatie.
|
|
Slotbijeenkomst Slim Samenwerken
|
|
Het programma Slim Samenwerken van de VNG houdt in de huidige vorm op te bestaan en organiseert nog één maal landelijke bijeenkomst, op donderdag 11 december. Houdt de site van de VNG in de gaten, ook voor andere activiteiten op het terrein van bedrijfsvoering, en intergemeentelijke samenwerking.
|
|
Organisatie van uitvoeringskracht van de VNG beschrijft de ontwikkelingen rond de decentralisaties, voorstellen voor de wijze waarop de uitvoeringskracht kan worden georganiseerd en een pleidooi voor standaardisatie.In opdracht van de VNG heeft Henriëtte van den Heuvel van het Platform Shared Services bij de Overheid, een handreiking geschreven over de stappen die nodig zijn om te komen tot draagvlak en vertrouwen bij samenwerking tussen gemeenten.
|
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.