Nieuwsbrief september 2013

5e Werkconferentie Shared Services Bedrijfsvoering 2013

Ook dit jaar wordt het een programma voor en door gemeenten. Workshops worden voor een groot deel gegeven door de directeuren bedrijfsvoering en hun collega’s, met onder andere Marion Nooter (Utrecht), Antje Dekker (Emmen), Sjouke Vrijburg (Amsterdam), Jaap Haenen (Eindhoven), Bernadette Elbers (Tilburg) en Hans Langeveld (Deventer). Het thema van dit jaar is Kwaliteitsverbetering.

Na de workshops geeft professor Hans Strikwerda een lezing en zal hij de Innovatieprijs Bedrijfsvoering uitreiken. Utrecht is in 2013 gastheer van de werkconferentie, en ontvangt ons op 13 november in Colour Kitchen op de Prinses Christinalaan 1 (Zuilen). U kunt zich aanmelden via de conferentiewebsite, waar ook het programma wordt gepubliceerd.

Interview met de winnaar van de Innovatieprijs Bedrijfsvoering 2012: Robin Driessen

Op de Werkconferentie Shared Services in 2012 werd aan het einde van de dag gestreden om de Innovatieprijs Bedrijfsvoering. Na een voorselectie stonden drie genomineerden op het podium om een pitch te geven. Gekozen waren de projecten Webcare uit Hilversum, Digitale facturering uit Drechtsteden en VOF Alwindes uit Almere. Met een ruime meerderheid won Almere, met de pitch van Robin Driessen over de “comakership” tussen studenten en gemeente-ambtenaren.

Wat is VOF Alwindes?
‘VOF Alwindes is een partnership van de gemeente en HBO Windesheim Flevoland. De gemeente stelt onder meer comakership (leer-werkervaringsplaatsen) beschik- baar. Comakership gaat verder dan een werkervaring; het is een unieke combinatie van studeren, werken en persoonlijke ontwikkeling. Er is een fictief vennoot- schap onder firma (VOF) opgericht: Alwindes. Daarin zijn studenten voor een bepaalde periode (tijdens hun comakership) vennoot.

Het bedrijf geeft de opdrachtgever, het platform Deregulering onder voorzitterschap van wethouder Mark Pol (voorheen Arno Visser), ideeën en adviezen over haalbare deregulering en innovaties in de gemeentelijke organisatie. De studenten gaan actief meedenken met het platform: wat kan beter en slimmer? Hierbij wordt er op gelet dat de studenten niet te veel in een bepaalde richting gestuurd worden, ze proberen zelf door middel van brainstormsessies tot een advies te komen voor de gemeente. De wethouder bepaalt of voorstellen waardevol genoeg zijn om aan het college voor te leggen, waarna er besloten wordt om het idee aan te nemen of verder uit te werken. Op deze manier worden de initiatieven van de studenten geborgd’.

Wat zijn de voordelen voor de betrokken partijen?
‘Het fictieve bedrijf biedt studenten de kans om kennis te maken met de arbeidsmarkt. De studenten zien het echt als hún bedrijf en hún opdracht, waarvoor ze zich met 200 procent inzetten. Voor hen is het een zeer praktische stage, waarbij ze ook leren om hun resultaten te presenteren. Het sleutelwoord is innovatie(kracht), het is echt de bedoeling dat er iets gebeurt. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gemeente het project omarmt. Ambtenaren hebben soms moeite met deregulering –wat overigens iets anders is dan bezuinigen– omdat zij al zo lang door hun eigen

‘kokertje’ kijken, hierbij kunnen ze de frisse blik van studenten goed gebruiken. Je ziet ook gaandeweg enthousiasme ontstaan bij de medewerkers van de gemeente. Het versterkt ook de interne innovatiekracht. Ook bedrijven hebben baat bij het comakership, zij worden zich er van bewust dat deze studenten de mensen zijn die ze binnen willen halen voor nieuwe kennis.’

Wat voor ideeën en projecten heeft VOF Alwindes tot nu toe opgeleverd?
‘Op dit moment zijn de studenten bezig met het zogenaamde ‘Jip en Janneke filmpje’, waarin op een simpele manier wordt uitgelegd welke voorbereidingen je moet treffen wanneer je een nieuw paspoort nodig hebt. Een ander goed initiatief was de ‘ParkeerPasAlmere’, een pas gelijkend aan de OV-kaart, maar dan voor in de parkeergarage. Daarbij is het de bedoeling dat je bij detailhandels zoals de Praxis een vergoeding kan krijgen voor het parkeren. De uitvoering van dit soort ideeën kan echter wel veel tijd in beslag nemen, zoals in dit geval in verband met de aanpassingen van automaten. Weer een ander project, waarvan het vonkje is ontstaan bij de studenten, is het in gebruik nemen van QR-codes – de zwartwit blokjes die je kan scannen met je telefoon om informatie op te halen. De QR-codes worden steeds meer geplaatst onderaan een brief van de gemeente, maar bijvoorbeeld ook op tegels in de stad; zo krijgen toeristen een verhaal te horen over plekken in de stad.’

Wat heeft de Innovatieprijs Bedrijfsvoering voor u betekend?
‘We waren blij met het winnen van de innovatieprijs en wilden ook echt wat doen met het prijzengeld, maar wat? We hebben er voor gekozen om de 2.500 euro op te delen; vijf groepen krijgen elk 500 euro als Mikrokrediet. De taak is om hier iets bijzonders mee te doen, wat iets oplevert dat duurzaam is. Mikrokrediet is erg leuk besteed: je geeft iets, maar daarbij hoort de verantwoordelijkheid om er iets goeds mee te doen. Zo is onder andere het hiervoor genoemde ‘Jip en Janneke filmpje’ gefinancierd dat is gebruikt in een van de projecten. We hebben ook de interesse van andere gemeenten opgewekt, zo is Haarlem al komen kijken en Breda is erg enthousiast. Ik zou het concept graag verspreiden, want studenten zetten ons echt aan het denken.’

Bent u geïnteresseerd en wilt u mogelijk aan de slag met een VOF met een instelling in uw buurt, dan kunt u nadere informatie vinden op de website van het platform en/of contact opnemen met rdriessen@almere.nl

OPROEP INNOVATIEVE PROJECTEN

Ding mee naar de Innovatieprijs gemeentelijke bedrijfsvoering 2013

Thema KWALITEITSVERBETERING

DOE MEE! Bent u bezig met een project waar u trots op bent en dat navolging verdient: zendt het in vóór 25 oktober 2013!

De innovatieprijs wordt dit jaar uitgereikt aan de beste, meest praktische, gemakkelijkst kopieerbare aanpak om de bedrijfsvoering kwalitatief sterker te maken!

Op de werkconferentie krijgen drie inzenders ieder 3 minuten de tijd om hun plan te pitchen. De zaal bepaalt wie wint. Wat u wint?

♣ Roem, het hele land zal uw innovatieve aanpak kennen!
♣ Voldoening dat u een bijdrage kunt leveren aan een betere overheid.
♣ Trots dat anderen u voorbeeld volgen.
♣ En een symbolisch bedrag van 2.500 euro.
♣ Volgend jaar een workshop op de conferentie.

Een jury o.l.v. dé Professor Shared Services -Hans Strikwerda- zal de aanvragen beoordelen. Hebt u vragen dan kunt u contact opnemen. U kunt ook het format downloaden op de website.

Nieuws uit Den Haag en Curaçao

BZK
Het eindrapport van het verkennend onderzoek naar interbestuurlijke shared services is gereed. ECORYS en Berenschot hebben dit onderzoek uitgevoerd in opdracht van het ministerie van BZK. De VNG, het IPO, de UvW, de FAMO en het Platform Shared Services bij de Overheid hadden zitting in de begeleidingscommissie. Interbestuurlijke shared services zijn shared services van overheden uit verschillende bestuurslagen. Het gaat primair om ondersteunende taken, zoals bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken. Aan de hand van bestudering van vijf cases en expertmeetings hebben de onderzoekers inzichtelijk gemaakt welke kansen er liggen en welke stappen gezet kunnen worden om interbestuurlijke shared services vorm te geven.

Uit het onderzoek komt naar voren dat het niet moeilijker of makkelijker is om een shared service met overheden binnen dezelfde bestuurslaag vorm te geven dan met overheden vanuit verschillende bestuurslagen.  Interbestuurlijke shared services leveren substantiële voordelen op:  meer kwaliteit van geleverde producten/diensten, verminderde kwetsbaarheid van de organisatie, kostenbesparing en kansen voor organisatieontwikkeling. Geconcludeerd kan worden dat er veel potentie is om interbestuurlijke shared services op te zetten en verder uit te werken. Des te meer omdat uit het onderzoek blijkt dat de rijksoverheid (kennis over) de eigen shared services meer open zou kunnen stellen voor medeoverheden. Het ministerie van BZK verkent momenteel de mogelijkheden om interbestuurlijke shared services verder te stimuleren. Voor vragen over het onderzoek en interbestuurlijke shared services kunt u contact opnemen met Coen Zoon van het ministerie van BZK: coen.zoon@minbzk.nl.

VNG
Op 20 november organiseert de VNG een dag over Slim samenwerken in de netwerksamenwerking. Met aandacht voor nieuwe manieren van werken, nieuwe allianties, en de eisen die dit stelt aan het verbindend vermogen van gemeenten. Deze Slim Samenwerken Dag is bedoeld voor raadsleden, wethouders, burgemeesters, griffiers, gemeentesecretarissen, en secretarissen of directeuren van samenwerkings- verbanden.

En vanuit Curaçao
Onlangs waren minister E. van der Horst van het Ministerie van Bestuur Planning en Dienstverlening en zijn directeur Shared Services, Lucy Tielen, op werkbezoek in Nederland. Zij wilden horen hoe er in Nederland wordt gewerkt in shared services en brachten onder andere een bezoek aan het Platform Shared Services bij de Overheid.

Het SSO concept is nog nieuw binnen de overheid van Curacao. Het gaat om de werkgebieden facilitaire zaken, centrale inkoop, personeelsadministrIe, financiële- en salaris- administratie, document management en de IT helpdesk die sinds twee jaar centraal zijn georganiseerd binnen het Ministerie van Bestuur, Planning en Dienstverlening voor alle overige Ministeries. Minister van der Horst, Henriëtte van den Heuvel en Vincent van den Berg spraken vooral over de governance vraagstukken die buitengewoon complex blijken en de start van het SSC hebben bemoeilijkt. De delegatie sprak verder ook met de Drechtsteden, Rijkswaterstaat en het DG Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk.

Nieuwe Wgr “bedrijfsvoering en uitvoeringstaken”

Afgelopen mei is het voorstel tot wijziging van de Wgr (Dossiernummer 33 597) ingediend bij de tweede kamer. Hierdoor kunnen gemeenten die samen willen werken gebruik gaan maken van “een «lichte» samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid voor bedrijfsvoering en uitvoerende taken”. Deze aanpassing van de Wgr is tot stand gekomen om te voldoen aan de vraag naar een bestuurlijk lichtere vorm voor die terreinen van samenwerking die “beleidsneutraal zijn”. Door de wetswijziging ontstaat de mogelijkheid een rechtspersoon op te richten met een enkelvoudig bestuur, dat alleen bestaat uit een dagelijks bestuur. Deze nieuwe variant, de bedrijfsvoeringsorganisatie, is speciaal ontwikkeld met het oog op de overal in ons land nu snel tot stand komende shared service centers.

Samenwerken in de Juridische Functie

In opdracht van de Vereniging Juridische Kwaliteitszorg, BZK en VNG hebben Professor Heinrich Winter (Rijksuniversiteit Groningen, Pro Facto) en Henriëtte van den Heuvel (Platform Shared Services bij de Overheid) een praktisch boek met overzichten en aanbevelingen geschreven over samenwerking tussen gemeenten in de juridische functie. Naast de meer algemene vragen over het waarom en hoe van samenwerking wordt dieper ingegaan op de voors- en tegens bij het centraal samenbrengen van de juridische functie en de dilemma’s die je daarbij tegenkomt.

U kunt het boek aanvragen via info@sharedservicesbijdeoverheid.nl.

Heeft u een vraag over de ontwikkeling van de juridische functie binnen uw gemeente dan kunt u zich direct wenden tot Heinrich Winter of Henriëtte van den Heuvel