Eerste stappen naar sharing knowledge
‘De Shared Service Centra (SSC’s) stellen ons in staat de dienstverlening naar de burgers aanzienlijk te verbeteren.’ Dat zei gemeentesecretaris Arjan van Gils tijdens de werkconferentie Shared Service Centers die 14 mei in de Van Nelle fabriek in Rotterdam werd gehouden.
‘Vroeger had je sterke diensten, die alles zelf regelden. Zo had elke dienst zijn eigen computerprogramma bijvoorbeeld. Die programma’s communiceerden niet met elkaar. Als burger had je daar last van. Als je, om maar wat te noemen, wilde verhuizen had je te maken met verschillende gemeentelijke instanties’, schetste de gemeentesecretaris de situatie voordat gemeenten tot vorming van SSC’s overgingen.
Steeds meer gemeenten en overheidsinstellingen werken aan Shared Service Centers (SSC’s) en vinden allemaal hun eigen SSC-wielen uit. ‘Een belangrijk doel van een SSC is kennis te delen. Laten we dit dan ook doen op het gebied van SSC-vorming’, vond Rob Boeren, directeur Ontwikkeling van de Servicedienst, gemeente Rotterdam. Op 14 mei was de eerste werkconferentie over SSC-vorming. ‘Niet alleen een goednieuwsshow, maar ook uitwisselen wat er tot nu toe niet goed is gegaan, zodat iedereen daar zijn voordeel mee kan doen.´
Boeren hoopt dat deze werkconferentie de eerste is van een reeks samenkomsten, waarbij gemeenten en andere overheidsinstellingen die bezig zijn met SSC´s op regelmatige basis bijeenkomen om ervaringen uit te wisselen. ‘Sharing Services, sharing knowledge’ was het thema, waar ook de gemeenten Amsterdam, Utrecht, Nijmegen en het Servicecentrum Drechtsteden aan meewerkten.
Do’s en don’ts
Om wat structuur aan te brengen in de vele ideeën, namen de honderd aanwezigen deel aan vier workshops. Onderwerpen waren de financiering van SSC’s, besturing op tactisch, operationeel en bestuurlijk niveau en opbouw van een SSC op HR terrein en veranderstrategieën bij het opbouwen van een SSC.
Tijdens de plenaire bijeenkomst na afloop van de workshops werden de belangrijkste do’s en dont’s besproken. Het inboeken van bezuinigingen, de relatie met de klant, draagvlak, betrekken van partijen, communicatie, alle voorkomende onderwerpen kwamen aan bod. Wat werkt en wat werkt niet? Leerzaam en dikwijls ook verrassend.
De do’s en don’ts zijn verzameld in een overzicht per terrein
Het Platform Shared Services bij de Overheid is een kenniscentrum op het terrein van intergemeentelijke samenwerking en shared services. Het Platform organiseert bijeenkomsten en ondersteunt gemeenten en andere overheden met advies, verkenningen en intervisie.