2e ronde: 13.15 – 14.15

1. Ronde tafel met centrumgemeenten en SSC’s over toetreding nieuwe afnemers
Antje Dekker (concerndirecteur Emmen en per 1/12 secretaris/directeur van Waterschap De Dommel)
Doelgroep: gemeenten of SSC’s die zelf optreden als centrumgemeente

In de wereld van shared services lijkt het of het adagium hoe groter hoe beter of te wel hoe groter hoe goedkoper het leidende principe. Is het inderdaad zo dat altijd maar groter beter is. Welke impact kan toetreding van nieuwe klanten hebben? Kan een nieuwe afnemer zelf kiezen wat deze wel wil afnemen en wat niet. Standaardisatie of voor customizen, en wat zijn de gevolgen van die keuze voor je business case. In deze ronde tafel discussiëren we vooral over de kansen en dilemma’s die er zijn bij toetreding nieuwe klanten.

 

2. Ronde tafel: Hoe vermijd je vervreemding van het primair proces bij het streven naar standaardisatie
Udo Groen (concerndirecteur Groningen)
Snel en flitsend kunnen anticiperen op initiatieven van burgers en ondernemers? Dit is de uitdaging waar gemeenten voor staan. Hoe verhoudt zich dit tot de opdracht van een SSC waarbij standaardisering centraal staat? Hoe zorgen we ervoor dat de belangen van het primair proces en het SSC (meer) in elkaars verlengde komen te liggen? Hoe is de invloed, zeggenschap, middelen en gedeelde doelstellingen, t.a.v. bedrijfsvoering, in uw organisatie georganiseerd? Leidt dit tot duurzame partnerschap?
Het SSC gemeente Groningen is sinds 2014 operationeel. In de huidige situatie zijn alle ondersteunende diensten, alle bijbehorende middelen en alle zeggenschap daarover (bijv. het bepalen welke diensten wel / niet te leveren), geconcentreerd bij het SSC. Er wordt overlegd met het primair proces maar de volledige zeggenschap zit (uiteindelijk) bij SSC.

Het SSC Groningen heeft de opdracht meegekregen de kosten te verlagen en de dienstverlening te standaardiseren. Dit wringt. De medewerkers van zowel het primaire proces als het SSC zijn allebei ongelukkig / ontevreden. Het primair proces en SSC raken van elkaar vervreemd. Kortom de gemeente wil groeien naar een partnerschap waarbij primair proces en het SSC elkaar als partners ondersteunen. Ervaring? Ideeën? Een herkenbaar dilemma? Schuif dan aan bij deze ronde tafel!

 

3. Leiderschap in bedrijfsvoering
Johan Boomgaardt (Kwartiermaker Innovatie, Informatie, Facilitair en Onderzoek bij de Rotterdamse Service Organisatie)

Deze workshop wordt opgebouwd vanuit de vraagstelling: wat is de huidige maatschappelijke opgave van gemeenten, wat betekent dat voor (de bijdrage van) bedrijfsvoering en voor het benodigde leiderschap?
Er spelen hierbij een aantal dilemma’s. Allereerst leiding geven in een organisatie die ondersteunend is. Hoe stuur je zodat er stappen en sprongen kunnen worden gemaakt naar wat er nodig is in de toekomst? Werelden die eerder gescheiden en ongelijkwaardig waren, raken steeds meer verweven: dienstverlening aan de stad, de burgers en organisaties staat niet meer los van de dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering. Het volgende dilemma is daar nauw aan verbonden en dat is de digitalisering. Inhoudelijke vraagstukken vragen vaak ook om digitalisering. Op dat vlak hebben we een behoorlijke inhaalslag te maken.

De tijd van “u vraagt, wij draaien” is voorbij. Het is nu zaak vanuit een gezamenlijke visie op inhoud én bedrijfsvoering een strategisch plan te maken en vervolgens in een matrixstructuur te sturen op de processen. Op wat dat betekent voor leiderschap is niet één passend antwoord. In deze workshop zoeken we met elkaar naar de verschillende antwoorden die mogelijk en nodig zijn.

 

4. Workshop: Egoïsme is goed in samenwerking
Maarten van den Bosch (directeur SSC Zwolle, Kampen & Overijssel) en Henriëtte van den Heuvel (directeur Platform Shared Services bij de Overheid)

De filosoof Hobbes zei in 1651: “Het zit in de menselijke natuur dat alle samenwerking wordt gedreven door eigenbelang.” Maar een paar decennia eerder zei William Shakespeare: “Als je een beetje beter wilt zijn, wees dan competitief. Als je exponentieel beter wilt zijn, wees dan coöperatief.” Wat drijft succesvolle samenwerking? is de vraag van deze workshop. Eigenbelang, waarbij deelnemers door samen te werken er zelf beter van worden? Of ontstaat samenwerking van binnenuit, doordat een paar enthousiastelingen er in geloven?
In deze workshop willen we samen met jullie verschillende invalshoeken rond samenwerking verkennen. Is een SLA een intentie of een contract? Voel ik mij leverancier of samenwerkingspartner? Kan ik alleen afspraken maken over het WAT of willen mijn partners ook meepraten over het HOE? Communiceren we alleen blauw of ook rood? Gunnen we de ander ook wat of houden we een IOU-administratie bij? Maarten en Henriëtte dagen jullie uit om stelling te nemen. Als we in deze workshop meer inzicht krijgen in de samenwerkingsdynamiek, en als deze inzichten ons kunnen helpen in de complexe dagelijkse praktijk, is de workshop geslaagd!

 

5. Workshop: Nieuwe control in verbinding met de buitenwereld
Edwin Westphal (concerncontroller Zaanstad & Herrie Geuzendam (directeur JSConsultancy, programmamanager Control in Beweging Zaanstad),
De wereld waarbinnen de overheid opereert is volop in beweging. Ontwikkelingen als een grotere roep om transparantie en verantwoording, complexere samenwerkingsvormen van bestuurlijke- en ambtelijke organisaties, een grotere verantwoordelijkheid die wordt gelegd bij de burger en maatschappelijke partners en de invloed van digitalisering maken dat er om andere vormen van (be)sturing en verantwoording en van control wordt gevraagd.
De volgende dillema’s en vraagstukken komen aan de orde:

  • “wanneer is control en bedrijfsvoering van maatschappelijk toegevoegde waarde?”
  • “minder en eenvoudige P&C”; “is het einde van de P&C-cyclus in zicht?”
  • “welke aanvullende, nog verder te ontwikkelen controlarrangementen geven antwoorden op de sturings- en verantwoordingsbehoefte van management en bestuur in verbinding met de buitenwereld”

Edwin Westphal en Herrie Geuzendam nemen jullie graag hierin mee aan de hand van de recent ontwikkelde “Visie op Control voor Zaanstad”.